Реферат: Учет и документальное оформление лекарственных средств в бюджетных организациях здравоохранения

При проведении операций назначение вводимых наркотических средств и психотропных веществ регистрируется в истории болезни с указанием: времени и способа их введения; дозировки и их количества. После завершения операции в истории болезни производится итоговый подсчет использованных наркотических средств и психотропных веществ, который заверяется подписью врача-анестезиолога-реаниматолога и медицинской сестры - анестезиста. При использовании неполного объема ампулы или флакона остатки разбавляются водой в соотношении 1:100 и уничтожаются, о чем делается запись в истории болезни за подписями врача и медицинской сестры (медицинской сестры - анестезиста), а в выходные и праздничные дни - дежурного врача и дежурной медицинской сестры с указанием количества и способа уничтожения.

Предметно-количественный учет других лекарственных средств (кроме наркотических средств и психотропных веществ) в отделениях больниц ведется так, как в аптеке (см. выше).

Предметно-количественный учет лекарственных средств в поликлинике ведется в журнале предметно-количественного учета наркотических средств и психотропных веществ главной медицинской сестрой поликлиники по форме согласно приложению 16 к Инструкции № 51 и журнале предметно-количественного учета наркотических средств и психотропных веществ в процедурном кабинете поликлиники по форме согласно приложению 17 к Инструкции № 51.

Отпуск главной медицинской сестрой наркотических средств и психотропных веществ участковым и процедурным медицинским сестрам, а также введение их больному на дому или в процедурном кабинете производится только на основании письменного назначения врача, заверенного его подписью и личной печатью, а также подписью и личной печатью заведующего отделением поликлиники. Назначенное лечение отражается в амбулаторной карте больного. Письменное назначение врача хранится у главной медицинской сестры поликлиники вместе с журналом предметно-количественного учета.

Наркотические средства и психотропные вещества в ампулах (флаконах) отпускаются участковым медицинским сестрам в количестве однодневной потребности, а на выходные и праздничные дни - в количестве ориентировочной потребности на эти дни.

В случае смерти больных, получавших наркотические средства и психотропные вещества, не использованные больными наркотические средства и психотропные вещества сдаются участковыми медицинскими сестрами главной медицинской сестре поликлиники, а в выходные и праздничные дни - дежурным врачам или дежурным медицинским сестрам (ответственным работникам) и помещаются в сейф (металлический шкаф), расположенный в помещении поликлиники.

Количество сданных неиспользованных наркотических средств и психотропных веществ с указанием их наименования, лекарственной формы (ампулы, таблетки, порошки, пластыри и другое) регистрируется в журнале учета неиспользованных наркотических средств (психотропных веществ) от умерших больных у главной медицинской сестры поликлиники по форме согласно приложению 19 к Инструкции № 51.

Один раз в месяц в фиксированный день производится уничтожение не использованных больными наркотических средств и психотропных веществ с составлением акта на уничтожение не использованных больными наркотических средств и психотропных веществ в поликлинике по форме согласно приложению 20 к Инструкции № 51. Уничтожение производится в присутствии представителей территориальных органов внутренних дел в соответствии с инструкцией о порядке уничтожения наркотических средств и психотропных веществ, утверждаемой руководителем.

В поликлинике создается постоянно действующая комиссия, назначенная приказом руководителя, которая ежемесячно производит проверку целесообразности назначения врачами наркотических средств и психотропных веществ, соответствия записей в амбулаторных картах записям в журнале предметно-количественного учета главной медицинской сестры поликлиники, состояния их хранения. Результаты проверки оформляются документом проверки в одном экземпляре.

Предметно-количественный учет других лекарственных средств (кроме наркотических средств и психотропных веществ) в поликлинике ведется так же, как и в аптеке.

Отчетность

Отчет аптеки больничной организации о приходе и расходе материальных ценностей в денежном (суммовом) выражении осуществляется по форме 1-МЗ согласно приложению 1 к постановлению № 27. Отчет составляется ежемесячно руководителем аптеки или ее ответственным работником, с которым заключен договор о полной материальной ответственности. В аптеке может вводиться коллективная ответственность, что вытекает из постановления Министерства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 № 54, утвердившего положение о коллективной (бригадной) ответственности, примерный перечень работ, при выполнении которых может вводиться коллективная (бригадная) ответственность, и примерный договор о коллективной (бригадной) ответственности.

В отчете формы 1-МЗ в разрезе групп материальных запасов, учитываемых на субсчете 062 «Медикаменты и перевязочные средства» (лекарственные средства, перевязочные средства, дезинфицирующие средства, вспомогательные материалы, тара), и в целом по аптеке отражается стоимость остатка на начало и конец месяца, поступивших, израсходованных (отпущенных отделениям (кабинетам) и списанных по актам) за месяц. Основанием для заполнения отчета являются приходно-расходные документы (товарно-транспортные накладные, накладные на внутреннее перемещение, акты и др.). Отчет составляется в 2 экземплярах, подписывается заведующим аптекой, утверждается руководителем организации. Первый экземпляр представляется в бухгалтерию, а второй - остается в аптеке. Проверенный в бухгалтерии отчет служит основанием для списания материальных запасов в расход.

Форма накладной на внутреннее перемещение Министерством здравоохранения Республики Беларусь не утверждена. Для оформления внутреннего перемещения лекарственных средств можно воспользоваться п. 7 приказа № 59, в котором определено, что при выдаче материальных запасов внутри организации применяется накладная (требование) ф. 434, которая выписывается в двух экземплярах. Однако названная форма, как и ряд других форм, упоминаемых в приказе № 59, утверждены во времена СССР и на территории республики не действуют.

Согласно п. 43 надлежащей аптечной практики отпуск лекарственных средств организациям здравоохранения и (или) структурным подразделениям осуществляется на основании требования (заявки), но форма этого документа не утверждена. Постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 09.07.2008 № 117 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации для аптек и аптечных складов организаций, подчиненных Министерству здравоохранения Республики Беларусь, за исключением организаций, финансируемых из бюджета» утверждена форма 26-АП "Заказ-требование на получение товаров из аптеки" (приложение 26), но эта форма не предназначена для бюджетных организаций, что вытекает из названия постановления Министерства здравоохранения Республики Беларусь.

Напомним, формы первичных учетных документов следует утверждать в соответствии с требованиями ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и отчетности.

Обратим внимание, что отпуск материальных запасов (кроме вспомогательных материалов) из аптеки отделениям (кабинетам) на основании отчета аптеки формы 1-МЗ отражается в бухгалтерском учете как внутреннее перемещение (с подотчета заведующего аптекой ставится в подотчет материально ответственных лиц отделений (кабинетов). Для сравнения, отчет аптеки согласно Инструкции № 747 служил основанием для списания лекарственных средств на расходы организации (ДЕБЕТ субсч. 200 - КРЕДИТ субсч. 062).

Списание по актам и другим документам на основании отчета аптеки формы 1-МЗ относится на расходы организации или за счет виновников недостач, выявленных при инвентаризации.

Вспомогательные материалы списываются на основании отчета аптеки на расходы организации. Такой вывод сделан автором исходя из того, что в отчете о движении лекарственных, перевязочных и дезинфицирующих средств формы 2-МЗ, составляемом старшей медицинской сестрой отделения больницы, движение вспомогательных материалов не находит отражения.

К вспомогательным материалам относятся бумага вощеная, пергаментная и фильтровальная, бумажные мешочки и коробки, капсулы и облатки, колпачки, пробки, нитки, этикетки, резиновые обхваты, смола и т.п. (этот перечень взят из Инструкции № 747).

Инструкцией № 747 было предусмотрено списание вспомогательных материалов на расходы организации общей суммой по мере поступления их в аптеку. Отпуск вспомогательных материалов из аптеки не надо было оформлять документально. В нормативных актах Министерства здравоохранения Республики Беларусь указаний по учету вспомогательных материалов не имеется.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия активов (включая лекарственные средства) с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Законом о бухгалтерском учете и отчетности. Стоимость недостачи активов и (или) их порчи в пределах норм естественной убыли списывается по распоряжению руководителя организации на увеличение расходов. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии таких норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. Недостача активов сверх норм убыли относится на виновных лиц, а при их отсутствии - на увеличение расходов.

Нормы естественной убыли лекарственных средств и инструкция по их применению утверждены постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 22.09.2008 № 144 «Об утверждении норм естественной убыли лекарственных средств, ваты, этилового спирта в аптеках, аптечных складах, контрольно-аналитических (испытательных) лабораториях, государственных учреждениях, обеспечивающих получение медицинского (фармацевтического) образования и инструкции по применению норм естественной убыли лекарственных средств, ваты, этилового спирта в аптеках, аптечных складах, контрольно-аналитических (испытательных) лабораториях, государственных учреждениях, обеспечивающих получение медицинского (фармацевтического) образования».

Нормы естественной убыли лекарственных средств в аптеках устанавливаются к стоимости лекарственных средств, изготовленных в аптеках по индивидуальным назначениям (рецептам) врача и требованиям (заявкам) организаций здравоохранения, а также внутриаптечной заготовки и фасовки. К готовым лекарственным средствам промышленного производства нормы не применяются.

Естественная убыль лекарственных средств и этилового спирта определяется исходя из нормы, установленной дифференцированно для аптек, не имеющих самостоятельного отдела запасов, и аптек с раздельной материальной ответственностью с выделением отдела запасов и рецептурно-производственного отдела.

Нормы естественной убыли при расфасовке ваты устанавливаются к стоимости расфасованной ваты до 100, 200, 400 г.

Отчет главной (старшей) медицинской сестры организации, структурного подразделения. Отчет о движении лекарственных, перевязочных и дезинфицирующих средств осуществляется по форме 2-МЗ согласно приложению 2 к постановлению № 27, составляется ежемесячно (по истечении месяца) главной (старшей) медицинской сестрой организации, не имеющей аптеки (больница, поликлиника), а также каждого структурного подразделения (отделения, кабинета) больницы, имеющей аптеку. Отчет составляется в 2 экземплярах, подписывается заведующим структурным подразделением, главной (старшей) медицинской сестрой и утверждается руководителем организации. В отчете главная (старшая) медицинская сестра отражает количественные данные по каждому наименованию материальных запасов (остаток на начало и конец месяца, поступление и расход). Один экземпляр отчета представляется в бухгалтерию с приложением первичных учетных документов, второй - остается у главной (старшей) медицинской сестры. Бухгалтер проставляет в отчете цену каждого наименования лекарственных средств и определяет расход в денежном выражении по каждому наименованию, группе (лекарственные средства, перевязочные средства, дезинфицирующие средства) и в целом по организации или структурному подразделению. Напомним, что в соответствии с п. 8 приказа № 59 расход в количественном выражении каждого наименования материальных запасов оценивается по ценам их приобретения или средним ценам, если они приобретались по разным ценам. Отчет служит основанием для списания лекарственных средств на расходы организации.

При наличии в больнице аптеки бухгалтерия производит увязку данных отчета аптеки формы 1-МЗ с отчетами отделений формы 2-МЗ (стоимость отпущенных запасов соответствующему отделению в разрезе групп в отчете формы 1-МЗ должна соответствовать стоимости поступивших запасов в отчете отделения формы 2-МЗ).

Документальное оформление и учет рентгенофлюорографической пленки и отходов, содержащих серебро

Инструкцией по обеспечению полного сбора серебра из отходов, получаемых при обработке рентгеновской и флюорографической пленки, в учреждениях здравоохранения Республики Беларусь, утвержденной Министерством здравоохранения Республики Беларусь от 30.12.1994 (введенной в действие с 25 января 1995 г. приказом Министерством здравоохранения Республики Беларусь от 17.01.1995 № 12) (далее - Инструкция № 12), установлено, что организации здравоохранения обязаны обеспечить учет рентгенофлюорографической пленки и отходов, содержащих возвратное серебро (фиксаж, первая промывная вода, осадок в виде шлама, рентгенограммы и обрезки), а также сдачу серебросодержащих отходов организациям, осуществляющим их сбор и переработку. Планирование возврата серебра с отходов должно соответствовать утвержденным нормам, изложенным в приложении 11 к Инструкции № 12.

В документах поставщиков на отпуск пленки обязательно указывается марка пленки, размер, партия, нанос серебра по партии или каждой коробке (упаковке), а также суммарное количество возвратного серебра (если данных о наносе серебра не имеется, приобретение пленки осуществляется при наличии заключения о проведении анализа).

Пленка выдается в рентгенологические отделения (кабинеты) по накладным. В накладных должно проставляться количество возвратного серебра, подлежащего сдаче. Учет пленки в рентгенологических отделениях (кабинетах) осуществляется с разбивкой в зависимости от размера, типа и наноса серебра.

В рентгенологических отделениях (кабинетах) организуется сбор отработанного фиксажного раствора и первой промывной воды после промывки отфиксированных рентгенограмм, обрезков как неэкспонированной, так и экспонированной рентгенпленки. При этом сбор и сдача экспонированных обрезков производится раздельно от неэкспонированных обрезков и бракованных пленок.

Для хранения рентгенограмм, флюорограмм и использования их в практических и научных целях в организациях здравоохранения создаются рентгеновские архивы, в которых также должен вестись учет возвратного серебра. Закладка рентгенофлюорограмм в архив и изъятие их с истекшими сроками хранения осуществляется согласно актам, которые составляются постоянно действующей комиссией, создаваемой в организации. В актах указывается вес закладываемых и изымаемых рентгенофлюорограмм и количество содержащегося в них возвратного серебра, которое определяется согласно нормам возврата.

Инструкцией № 12 установлено, что бухгалтерия ведет накопительную ведомость возвратного серебра от использования рентгенофлюорографической пленки по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 12. Данные о возвратном серебре заносятся в накопительную ведомость с точностью до десятой. Основанием для списания возвратного серебра является паспорт предприятия-переработчика. На основании паспортов предприятие-переработчик перечисляет средства за сданное серебро на счета организаций-сдатчиков.

Документальное оформление и учет использованных ампул (флаконов) из-под наркотических средств и психотропных веществ

В больнице использованные ампулы (флаконы) из-под наркотических средств и психотропных веществ ежедневно (за исключением выходных и праздничных дней) сдаются старшей медицинской сестре отделения. Факт их сдачи отражается в журнале учета использованных ампул (флаконов) из-под наркотических средств и психотропных веществ в отделении больницы согласно приложению 12 к Инструкции № 51. Старшие медицинские сестры отделений ежедневно (за исключением выходных и праздничных дней) сдают использованные ампулы (флаконы) главной медицинской сестре больницы и представляют отчет о сдаче использованных ампул (флаконов) из-под наркотических средств и психотропных веществ согласно приложению 13 к Инструкции № 51.

Главная медицинская сестра больницы принимает использованные ампулы (флаконы), сверяя сдаваемое количество с данными отчета, о чем делается запись в журнале учета использованных ампул (флаконов) из-под наркотических средств и психотропных веществ главной медицинской сестрой больницы согласно приложению 14 к Инструкции № 51.

Использованные ампулы (флаконы) уничтожаются с периодичностью не реже чем один раз в 10 дней комиссией, состав которой утверждается руководителем. Уничтожение производится в соответствии с инструкцией о порядке уничтожения наркотических средств и психотропных веществ, утверждаемой руководителем, с составлением акта на уничтожение использованных ампул (флаконов) из-под наркотических средств и психотропных веществ согласно приложению 15 к Инструкции № 51.

В поликлинике использованные ампулы (флаконы) из-под наркотических средств и психотропных веществ должны быть возвращены главной медицинской сестре поликлиники. Она ведет учет их в журнале учета использованных ампул (флаконов) из-под наркотических средств и психотропных веществ главной медицинской сестрой поликлиники согласно приложению 18 к Инструкции № 51. Использованные ампулы (флаконы) уничтожаются, что оформляется так, как в больнице.

Учет лекарственных средств в бухгалтерии

Бухгалтерский учет лекарственных средств в основном отражается на субсчете 062 «Медикаменты и перевязочные средства» в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета исполнения смет расходов организаций, финансируемых из бюджета, утвержденном приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 10.12.1999 № 354 (с изм. от 14.04.2004). На этом субсчете согласно п. 12 Методических указаний о порядке учета материальных запасов учреждениями и организациями, состоящими на бюджете, утвержденных приказом № 59, учитываются медикаменты, компоненты, бактерийные препараты, сыворотки, вакцины, кровь и перевязочные средства, а также вспомогательные и аптекарские материалы в организациях здравоохранения, имеющих свои аптеки.

На субсчете 062 «Медикаменты и перевязочные средства» ведется также учет рентгенофлюорографической пленки, что вытекает из Инструкции № 12.

Но не все материальные ценности, о приобретении которых идет речь в п. 44.3.1 главы 6 Инструкции № 208, учитываются на субсчете 062 «Медикаменты и перевязочные средства».

Например, драгоценные и другие металлы для протезирования в соответствии с п. 12 приказа № 59 учитываются на субсчете 060 «Материалы для учебных, научных и других целей», а учет драгоценных металлов для протезирования ведется в соответствии с инструкцией Министерства здравоохранения Республики Беларусь, согласованной с Министерством финансов Республики Беларусь. В частности, постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 14.08.2007 № 72 утверждена Инструкция о порядке приема, учета, хранения, использования драгоценных металлов для зубопротезирования.

Изделия медицинского назначения (включая медицинскую мебель), предметы ухода за больными, медицинский инструментарий относятся к предметам в составе оборотных средств и учитываются на субсчетах 070 «Предметы на складе» и 071 «Предметы в эксплуатации». Организация учета названных предметов регламентируется Инструкцией по бухгалтерскому учету отдельных предметов в составе оборотных средств организациями, финансируемыми из бюджета, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 01.04.2004 № 63.

Расчеты с поставщиками лекарственных средств учитываются на субсчетах 178 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» или 179 «Расчеты в порядке плановых платежей».

Учет расчетов по субсчету 178 ведется в накопительной ведомости по расчетам с прочими дебиторами и кредиторами формы 408 (мемориальный ордер 6), а по субсчету 179 - в накопительной ведомости по расчетам в порядке плановых платежей формы 408 (мемориальный ордер 7).

Операции по расходу лекарственных средств отражаются в накопительной ведомости по расходу материалов формы 396 (мемориальный ордер 13).

Названные формы утверждены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 08.02.2005 № 15 «Об утверждении Инструкции о порядке организации бухгалтерского учета организациями, финансируемыми из бюджета, и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации».

Операции по поступлению и расходу (списанию) лекарственных средств отражаются следующими бухгалтерскими записями (корреспонденция субсчетов приведена с учетом того, что источником приобретения лекарственных средств являются бюджетные средства):

Список использованных источников

1.         Конституция Республики Беларусь 1994 года. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996 года. Минск «Беларусь» 1997г.

2.         Гражданский кодекс Республики Беларусь от 19 ноября 1998 г.: с комментариями к разделам / Коммент. В.Ф. Чигира // Мн.: Амалфея , 1999.

3.         Гражданское право. Учебник. Часть 1. Издание третье, переработанное и дополненное. / Под ред. А.П. Сергеева. - М., ПРОСПЕКТ, 1998. - 632с.

4.         Гражданское право. Учебник. Часть 2. Издание третье, переработанное и дополненное. / Под ред. А.П. Сергеева, - М., ПРОСПЕКТ, 1998. - 642с.

5.         Колбасин Д.А. Гражданское право Республики Беларусь. Особенная часть. Мн.: Общественное объединение «Молодежное научное общество». – 2000.

6.         Комментарий к Гражданскому кодексу Республики Беларусь: В 2 книгах. Книга 1. / Отв. ред. В.Ф. Чигир. - Мн.: Амалфея, 1999. - 624с.

7.         Хозяйственное право Республики Беларусь: Практическое пособие / С.С. Вабищевич. – Мн.: Молодежное науч. об-во, 2002. – 398с.

8.         Хозяйственное право Республики Беларусь. Особенная часть. Практ. пособие – Мн.: «МНО», 2001. – 318с.