Планирование организационных систем
положения , закономерности , общие для планирования и построения всех ОС .
Среди них можно выделить следующие :
1. Формирование ОС - это многоэтапный процесс .
2. Необходимым условием для начала планирования , а затем и создания
ОС , является наличие определённой общественной потребности . Однако одной
потребности недостаточно , нужны ещё определённые экономические ,
юридические , социальные , технические условия и другие гарантии ,
обеспечивающие им самостоятельность и относительную устойчивость .
3. Решение вновь возникающих проблем не обязательно требует создания
новых ОС . Многие проблемы могут успешно решаться в рамках " старых " ОС .
Обычно для этого разрабатывается специальный комплекс мероприятий ( или ЦКП
) и готовятся постановления ( или приказы ) , обязывающие соответствующие
ОС выполнять предписанные им работы . Контроль за реализацией комплекса
мероприятий ( или ЦКП ) осуществляется организацией , назначаемой головной
по данной проблеме . Необходимость в планировании и построении новых ОС
возникает обычно , когда становится очевидным , что существующие
организационные структуры управления не справляются с решением проблемы и
требуется создать новые .
4. Для выбора способа решения проблем предварительно проводится их
исследование . Наибольшее распространение при этом получили методы
системного анализа , в основном программно-целевые методы , наиболее
естественным путём связывающие проблему со средствами её решения . Решение
сложной проблемы обычно начинают с построения " дерева целей " , которых
требуется достичь путём организации и проведения определённого комплекса
мероприятий . Задача заключается в том , чтобы найти этот комплекс ,
указать конкретных исполнителей и сроки выполнения мероприятий . Для этого
" дерево " как бы " накладывается " на реальную среду , в результате чего
находится необходимая информация и составляется конкретная программа работ
.
Для решения сложных проблем иногда используются методы аналитического
и имитационного моделирования .
5. После исследования проблемы наибольшую трудность вызывает обычно
выбор исполнителей ( или организаций-исполнителей ) , деятельность которых
в рамках будущих ОС способна удовлетворить общественную потребность ( или
решить проблему ) полностью или частично . Сложность задачи заключается не
столько в том , чтобы найти таких исполнителей ( или организаций-
исполнителей ) , которые способны решить проблему , сколько в том , чтобы
их можно было организовать в систему . При этом должна учитываться
возможность перехода исполнителей из одной ОС в другую ( из старой в новую
) . Последнее обстоятельство требует учёта ущерба , который может быть
нанесён обществу вследствие ухода исполнителя из " старой " ОС и
соизмерение этого ущерба с ожидаемой полезностью вследствие перехода его в
новую ОС . Конечно , необходимость соизмерять ожидаемую полезность с
ущербом возникает далеко не всегда , однако когда в качестве исполнителей
рассматриваются крупные ОС , то она становится очевидной .
Оптимальный выбор исполнителей , т. е. состава ОУ , - задача
достаточно сложная . С ростом числа потенциально возможных исполнителей ( n
) количество их сочетаний растёт , как 2n , поэтому объективно оценить все
альтернативные варианты состава ОУ и выбрать из них один оптимальный в
качестве основы для будущей ОС , как правило , не представляется возможным
. В связи с этим данная задача решается обычно экспертным путём . При этом
часто допускаются ошибки , снижающие эффективность создаваемой ОС .
Некоторые из этих ошибок исправляет практика , другие же сопровождают
всю " жизнь " созданной ОС .
Выбор состава ОУ - длительный процесс , условно разбиваемый на два
этапа . На первом этапе определяются потенциально возможные исполнители ,
т. е. те , кто своей деятельностью способен ( судя по имеющейся информации
) оказать заметное влияние на решение проблемы . На втором этапе из всех
кандидатур на включение в состав отбираются те , которые удовлетворяют
определённым требованиям . Для первого и второго этапов нужна информация ,
которую получают как на основе исследования самой проблемы , так и путём
изучения конкретных условий её решения . Одним из наиболее распространённых
способов определения состава потенциально возможных исполнителей (
кандидатов на включение в состав ОУ ) является построение " дерева целей "
, нижний уровень которого ( уровень мероприятий ) определяет конкретные
мероприятия и позволяет установить предполагаемый состав исполнителей .
Множество потенциально возможных исполнителей обычно называют проблемным
объектом . Понятие " проблемный объект " используется и другими авторами[7]
, правда , в несколько ином смысле .
6. Планирование СУ производится после того , как выбраны границы (
состав ) ОУ . Этот вывод является очень важным для понимания всей
технологии построения ОС .
В многоэтапном формировании ОС можно выделить три стадии :
1. На этой стадии , в связи с некоторой проблемой происходит
умозрительное выделение ( одним или несколькими исследованиями ) ОУ из
среды . При этом объект пока не получил широкого научного признания ( и
названия ) и не имеет собственного СУ . Например , в связи с необходимостью
решения проблемы укрепления здоровья населения некоторые исследователи
выделяют объект , включающий ряд отраслей ( здравоохранение , медицинская
промышленность , физкультура и спорт , туризм и т. д. ) , состав которого ,
однако , требует уточнения . Этот объект пока не получил научного названия
и не имеет собственного СУ .
2. На второй стадии объект получает научное признание , однако
собственного СУ всё ещё не имеет . Например , топливно-производственный
комплекс .
3. На третьей стадии объект получает юридическое признание и
собственный СУ .
Таким образом , важно иметь ввиду , что ОУ длительное время может не
иметь своего СУ . Вместе с тем формирование ОУ можно рассматривать как
подготовительный этап создания СУ и ОС в целом .
Построение СУ осуществляется на основе анализа особенностей ОУ (
количества исполнителей , их профессионального состава , сложности
выполняемых работ ) и информации , полученной при исследовании проблемы и
условий её решения .
Зависимость характеристик СУ от особенностей ОУ определяет
необходимость предварительного изучения производственной деятельности ОУ
для разработки соответствующего СУ . Этот тезис получил своё подтверждение
и дальнейшее развитие в работах наших учёных ( С. Е. Каменицера , В. В.
Соломатина , А. А. Модина и др. ) . Так , по мнению А. А. Модина , "
создание и развитие современных систем управления определяется требованиями
научного управления , свойствами управляемых объектов , а так же условиями
использования технических средств "[8] .
Подобным образом высказываются и другие авторы . " Характеристики
управляющей системы полностью определяются целями управления и степенью
соответствия этим целям характеристик объекта , т. е. всей совокупности
представляющих его параметров ( структура объекта , состав и взаимосвязи
входящих в него элементов , параметры отдельных элементов и т. д. ) .
Следовательно , ведущая роль в формировании параметров замкнутой системы ,
включающей объект управления , управляющую систему и обратную связь ,
принадлежит объекту управления . Поэтому при разработке организационной
структуры органов управления первичным является объект как элемент базиса ,
а вторичным - управляющая система как фактор надстройки "[9] .
На изучении и использовании зависимости между характеристиками СУ и
ОУ основан метод параметрического моделирования , имеющий широкое
применение при планировании организационных структур управления . Указанные
выше наблюдения и объективные закономерности создания ОС позволяют
сформулировать следующие положения , составляющие основу проблемного
подхода к планированию и последующему построению ОС .
1. В основе разработки любой ОС должно лежать изучение конкретной
общественной потребности ( проблемы ) .
2. Планирование и последующее построение ОС должно осуществляться в
последовательности " проблема - ОУ - СУ " , что означает последовательное
выполнение этапов : исследование проблемы , выбор границ ( состава ) ОУ ,
построение ( синтез ) СУ .
3. Выбор границ ( состава ) ОУ целесообразно осуществлять в две
стадии . На первой - определить состав проблемного объекта , т. е.
множество потенциальных исполнителей , кто своей деятельностью способен
оказать влияние на решение проблемы . На второй - выбрать из них тех , кто
удовлетворяет определённым требованиям и ресурсным ограничениям на создание
ОС . При этом исполнителями могут быть организации ( их подразделения ) ,
предприятия , объединения , отрасли и другие ОС .
4. Решение вопроса о целесообразности создания ОС должно приниматься
на основе исследования проблемы , проблемного объекта , а также оценки
ожидаемой эффективности системы .
5. Синтез СУ должен осуществляться исходя из особенностей ОУ .
6. Планирование ОС следует выполнять с учётом этапов , принятых для
разработки сложных систем управления .
ОРГАНИЗАЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ ОС
Разработка ОС - сложный многоплановый процесс , требующий участия различных
специалистов :
- специалистов по решаемой проблеме - для постановки и исследования
проблемы , а так же выбора границ проблемного объекта и объекта управления
;
- системотехников - для проектирования и внедрения системы ;
- экономистов - для оценки экономической эффективности проектируемой
системы и выбора наилучшего варианта её построения ;
- программистов и электронщиков - для оснащения ОС необходимыми
программными и техническими средствами ;
- специалистов по базам данных и базам знаний - для создания
информационной основы системы ;
- юристов - для разработки документов , определяющих юридический
статус системы и регламентирующих порядок работы её подразделений .
Формирование комплексных бригад , включающих указанных специалистов ,
требует значительных организационных усилий и затрат . Однако положительный
опыт создания в 60 - 70-х годах подобных бригад для разработки АСУ говорит
о том , что эта задача выполнима . Подобные бригады или группы могут
создаваться на хозрасчётной основе при научно-исследовательских и проектных
организациях , занимающихся созданием АСУ , а также при центрах
экономического ( или управленческого ) консультирования . В дальнейшем они
, по-видимому , смогут объединяться в организации , специализирующиеся на
создании проблемно-ориентированных ОС .
Пока ещё ни у нас в стране , ни за рубежом практически нет
организаций или коллективов , специализирующихся на их создании .
Популярные в последнее время центры управленческого консультирования этим
пока тоже не занимаются . Учитывая почти полное отсутствие отечественного и
зарубежного опыта организации проектирования ОС , можно привести ряд общих
положений , которые могут быть полезны для практических целей .
В разработке системы должны участвовать :
- организация-заказчик ( т. е. организация , ответственная за решение
проблемы и обладающая соответствующими полномочиями и ресурсами ) ;
- организация-разработчик ( научно-исследовательский или проектный
институт по созданию ОС ) ;
- НИИ ( или их подразделения ) , специализирующиеся на данной
проблеме , называемые проблемными НИИ ;
- организации ( подразделения ) , входящие в состав ОУ .
Аналогично АСУП процесс создания ОС должен осуществляться в три
стадии с включением в первую стадию дополнительного этапа НИР , связанного
с постановкой и исследованием проблемы , выбором границ и обследованием ОУ
, а также синтезом СУ . Таким образом , весь процесс создания ОС включает
следующие три стадии :
1. Предпроектная стадия . Включает этапы : подготовительный ,
проведения НИР , разработки технико-экономического обоснования ( ТЭО ) и
технического задания ( ТЗ ) на создание ОС .
2. Стадия проектирования ( планирования ) . Включает этапы :
разработки технического ( ТП ) и рабочего ( РП ) проектов или технорабочего
( ТРП ) проекта .
3. Стадия ввода в эксплуатацию ОС . Включает : выполнение монтажно-
наладочных работ , опытную эксплуатацию и приёмосдаточные испытания системы
.
На подготовительном этапе уточняется постановка проблемы ,
определяются заказчик , разработчик и проблемные НИИ , заключается договор
на проведение НИР , формируется экспертный совет , составляется и
утверждается план-график совместных работ .
На этапе НИР проводится исследование проблемы , определяются границы
проблемного объекта , составляется ЦКП по решению проблемы , делается вывод
о целесообразности или нецелесообразности разработки проекта ОС .
Реализация плана мероприятий должна окупать затраты , связанные с
проведением НИР . При положительном решении вопроса о целесообразности
создания ОС заключается договор на разработку и внедрение системы .
На этапе ТЭО формируются альтернативные варианты построения ОС ,
оценивается их эффективность и выбирается наиболее приемлемый вариант . ТЭО
должно подтверждать необходимость и целесообразность создания ОС . В ТЭО
обосновывается основная идея проектных решений по всем видам обеспечения ОС
, выявляются и оцениваются факторы и источники эффективности , производится
оценка затрат и эффекта , ожидаемого от внедрения системы .
На этапе ТЗ разрабатываются варианты структуры ОС , определяется её
функциональный состав , устанавливаются основные требования к
информационному , программному , техническому , правовому и
лингвистическому обеспечению системы , разрабатываются план-график создания
системы и перечень организационно-технических мероприятий по подготовке ОУ
к внедрению системы . Этап заканчивается составлением и утверждением ТЗ ,
которое должно содержать :
- основание для создания ОС ;
- постановку и описание решаемой проблемы ;
- результаты проведения НИР ;
- назначение и цель создания ОС ;
- требования к ОС и средствам её обеспечения ;
- мероприятия по подготовке ОУ к внедрению ОС ;
- показатели эффективности функционирования системы (источники
ожидаемой эффективности , методика расчёта эффективности , результаты
расчёта) ;
- стадии создания ОС (перечень стадий , этапов и видов работ , график
их выполнения ) ;
- порядок контроля и приёмки ОС (элементов и системы в целом) .
На этапе ТП принимаются проектные решения по общесистемным вопросам ,
в т. ч. по структуре ОС , составу реализуемых задач процессу
функционирования системы ; производится разработка решений по
организационному , техническому и другим видам обеспечения ; производится
увязка различных видов обеспечения между собой ; осуществляется разработка
проектно-сметной строительной документации . Этап завершается составлением
и утверждением ТП , включающего три основных компонента : общесистемную
документацию , проектные решения обеспечивающей части и проектные решения
функциональной части .
Общесистемная документация должна содержать :
- пояснительную записку к проекту (перечень документов , на основании
которых разрабатывается система , их содержание , исполнители и сроки
выполнения работ , постановка проблемы , характеристика ОУ и основных
проектных решений) ;
- план мероприятий по подготовке ОУ к внедрению системы (уточнённый
перечень работ по этапам создания , их содержание , объём , сроки
выполнения , исполнители и форма завершения) ;
- смету затрат на создание и эксплуатацию системы ;
- расчёт эффективности (исходные данные , расчёт и результаты
расчёта) .
В состав проектных решений по обеспечивающей части должны входить
решения по каждому из видов обеспечения : организационному ,
информационному , техническому , программному , математическому ,
лингвистическому , правовому . Так , например , проектные решения по
организационному обеспечению должны содержать решения по функциям персонала
ОС и по организационной структуре системы . Проектные решения по
информационному обеспечению должны содержать : описание организации
информационной базы , описание системы классификации и кодирования ,
описание условий и требований по обеспечению обмена информацией в системе ,
макеты форм документов и др. Проектные решения по техническому обеспечению
должны содержать : описание КТС , проектную оценку надёжности КТС ,
технологическую схему обработки данных и т. д.
На этапе РП разрабатываются программы и эксплуатационная документация
проекта по информационному , организационному и др. видам обеспечения ;
проводится адаптация программ и программной документации ; разрабатывается
документация для технических средств разового изготовления . Этап
завершается подготовкой РП , включающего :
- технологическую схему обработки информации ;
- формы документов и описание маршрутов их движения ;
- инструкции по внесению изменений в информационную базу ;
- перечень стандартных программ , альбомы классификаторов и кодов ;
- инструкции по эксплуатации КТС для решения предусмотренных проектом
задач ;
- рабочие программы , блок схемы алгоритмов ;
- описания контрольных примеров ;
- описание входной информации и результатов работы ЭВМ и других
технических средств ;
- технологические инструкции по обработке данных ;
- уточнённый расчёт экономической эффективности системы .
Особой частью РП должны явиться организационная структура , штатное
расписание и должностные инструкции , определяющие права , обязанности
сотрудников аппарата управления и обслуживающего персонала системы .
Создание ОС требует , как правило :
- формирования новых организационно-функциональных структур ;
- введения новых документов и документопотоков ;
- формирования новой информационной базы ;
- разработки нового программного обеспечения ;
- установки и обслуживания дополнительных технических средств .
Ввод в эксплуатацию ОС заключается в выполнении монтажно-наладочных
работ , комплексной отладке всех звеньев системы , проверка её
работоспособности в реальных условиях и заканчивается сдачей системы
межведомственной комиссии .
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В заключении можно отметить , что многие существующие ОС обладают
большой избыточностью , "омертвляя" значительную часть закреплённых за ними
народохозяйственных ресурсов (трудовых , материальных , финансовых) ,
которые могли быть использованы для решения актуальных задач социально-
экономического развития страны.
Сейчас или в ближайшем будущем необходимо пересмотреть действующий
механизм формирования ОС , чтобы исключить или по крайней мере ограничить
практику создания неэффективных систем . В самом деле , дальнейшее
игнорирование ОС как самостоятельного класса систем , требующего
специального изучения , при наблюдаемом росте их количества неизбежно
приведёт к дальнейшему снижению эффективности использования ресурсов . До
тех пор , пока общество не научится создавать высокоэффективные ОС , ему не
удастся увеличить отдачу от используемых ресурсов . Именно поэтому вопросы
разработки научного фундамента планирования , проектирования и построения
ОС требуют первостепенного внимания и незамедлительного решения .
-----------------------
[1] Глушков В. М. Введение в АСУ . Киев : Техника , 1974
[2] Общеотраслевые руководящие методические материалы по созданию АСУП .
М.: Статистика , 1977
[3] Мамиконов А. Г. Методы разработки АСУ . М.: Энергия , 1973
[4] Кабаков В. С. Организация управления и эффективность производства .
Ленинград : ЛИЭИ , 1985 .
[5] Каменицер С. Е. , Соломатин В. В. Автоматизированная система управления
машиностроительным предприятием . М. : Машиностроение , 1971 .
[6] Мильнер Б. З. , Евенко Л. И. , Раппопорт В. С. Системный подход к
организации управления . М. : Экономика , 1983 .
[7] Лейбкинд А. Р. , Руднева Е. В. , Рудник Б. Л. Проблемы методологии и
разработка комплексных программ . М. : Наука , 1983 .
[8] Модин А. А. Основы разработки и развития АСУ . М. : Наука , 1984 .
[9] Лагоша Б. А. , Маркович В. Г. , Дегтярёва Т. Д. Методы и модели
совершенствования организационных структур . М. : Наука , 1988 .
Страницы: 1, 2
|