Ведение трудовых книжек
выявлении ошибки, сделанной на прежнем месте работы и своевременно не
обнаруженной (испорченный в момент заполнения бланк трудовой книжки не был
уничтожен и заменен другим), администрация по новому (последнему) месту
работы должна внести изменения в записи титульного листа.
При замене фамилии, имени, отчества и даты рождения одной чертой
зачеркивается прежняя информация, а затем записывается новая (для фамилии
-ниже, на следующей строке; для имени, отчества и даты рождения - выше или
рядом, на той же строке). Недопустимо при замене этих данных зачеркивать
отдельные буквы или цифры с пометкой "Исправленному верить", как это
нередко делают неопытные работники кадровых служб (п. 2.12 Инструкции).
Внесенные в титульный лист изменения обязательно подтверждаются
ссылками на соответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении,
свидетельство о браке и т. п. Ссылки на эти документы даются на внутренней
стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью руководителя
организации или работника кадровой службы и печатью организации или печатью
отдела кадров.
В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об
образовании, профессии, специальности. При изменении уровня образования
дается ссылка на документ, полученный по окончании учебного заведения.
Довольно часто работники организаций и предприятий, получая новые
профессии или специальности, со временем просят вписать их наименования в
титульный лист трудовой книжки. Следует отметить, что Инструкция этого не
предполагает, а в титульном листе не отведено место для перечисления вновь
полученных профессий и специальностей. Установление рабочему второй и
последующих профессий с указанием присвоенных разрядов отмечается в разделе
"Сведения о работе", получение новых специальностей не фиксируется в
трудовой книжке.
Содержательная часть трудовой книжки имеет табличную форму, включающую
4 графы: порядковый номер записи, дата (число, месяц, год), информация о
работе, или о награждениях, или о поощрениях, основание внесения записи.
Без табличной формы, обычно с помощью специального штампа, заносятся
сведения о назначении пенсии. Оформление титульного листа см. в прил. 6, п.
1.
2.4 Оформление сведений о работе
Записи в разделе "Сведения о работе" по составу информации можно
разделить на 3 группы:
. информация, которая вносится в этот раздел до занесения сведений о работе
в данной организации;
. информация о приеме на работу, переводе на другую работу и об увольнении,
т. е. основные сведения о трудовом стаже работника;
. дополнительная информация о работе, необходимая для наиболее полной
характеристики особенностей трудового стажа работника и специфики
деятельности организации, в которой этот стаж заработан.
Заполняя трудовую книжку при приеме на работу, специалист кадровой
службы должен до внесения записи о приеме на работу выяснить, имеются ли у
работника документы, подтверждающие периоды обучения, службы или другой
деятельности, включаемой в общий трудовой стаж и/или не прерывающей стаж
работника. К такой информации относятся сведения (п. 2.17 Инструкции):
. о времени службы в составе Вооруженных сил, в органах государственной
безопасности, разведки и внутренних дел, во всех видах охраны, где на
проходящих службу не распространяется законодательство о труде и
государственное социальное страхование, с указанием даты призыва
(зачисления) и даты увольнения со службы;
. о времени обучения в профессионально-технических и других училищах, на
курсах, факультетах и в школах по повышению квалификации, по
переквалификации и подготовке кадров;
. о времени обучения в высших и средних специальных учебных заведениях
(включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной
практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной
тематики);
. о работе в качестве члена колхоза - в тех случаях, когда действующим
законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж
рабочих и служащих.
Чаще всего такие записи приходится вносить при первичном оформлении
трудовой книжки еще не работавшим выпускникам учебных заведений и бывшим
военнослужащим. Каждая из этих записей должна быть пронумерована и иметь
основание ее внесения (справки учебных заведений, военный билет и т. п.).
Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются. Датами
записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу,
увольнения, взятые из приказов (распоряжений) по личному составу
(унифицированные формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а). Номера и даты
данных приказов вносятся в графу 4 трудовой книжки.
Анализ содержания многочисленных трудовых книжек, оформляемых в
современных организациях (особенно негосударственных), показывает, что даже
в 1, 2 и 4 графах трудовой книжки работники кадровых служб делают немало
ошибок:
. записи о работе не нумеруются или нумерация прерывается;
. номера записей исправляются, зачеркиваются;
. даты записей не соответствуют датам приема, перевода, увольнения в
соответствующих приказах;
. даты написаны римскими цифрами вместо арабских;
. даты написаны шестью, а не восемью арабскими цифрами (год написан двумя,
не четырьмя цифрами);
. в датах имеются исправления и зачеркивания, в т. ч. неоговоренные;
. нарушена хронологическая последовательность дат (нередко дата приема на
работу является более ранней по сравнению с датой увольнения из
предыдущей организации);
. ссылка на документ - основание в 4 графе отсутствует;
. в качестве основания приведен документ, не предусмотренный Инструкцией
(например, ссылка на трудовой договор, а не на приказ при оформлении
приема на работу).
Еще большее количество ошибок допускается при заполнении основной, 3-й
графы, куда вносится текст записи. При приеме на работу сначала в виде
заголовка, без номера и даты, в 3-й графе должно быть указано полное
наименование организации в соответствии с ее уставом. Наименование
организации может быть проставлено специальным штампом или от руки. Ниже,
без пропуска строки, пишется информация о приеме на работу под очередным
порядковым номером, с соответствующей датой и ссылкой на приказ.
Запись о приеме на работу, как и все другие записи о работе, должна
строго соответствовать формулировке приказа и содержать сведения о
структурном подразделении, в которое принят работник (цех, отдел, участок,
производство), и о поручаемой ему работе с указанием его профессии и
присвоенного разряда или о занимаемой им должности. Наименования профессий
и должностей должны соответствовать Общероссийскому классификатору
профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Типичной ошибкой при внесении сведений о приеме на работу является
неверное понимание некоторыми работниками кадровых служб требования о
точном соответствии записей о приеме на работу тексту приказа. Это
положение понимается иногда настолько буквально, что в трудовую книжку
переписывается почти вся информация из приказа, в том числе и явно лишняя,
так как Инструкция (п. 2.13) требует внести в эту запись сведения, условно
говоря, по формулам: "куда и кем" или "куда и зачем" принят работник, без
указания отдельных особенностей и характера работы.
Вместе с тем в определенных случаях запись в трудовой книжке
обязательно должна быть дополнена некоторыми характеристиками процедуры
приема на работу.
В практике работы кадровых служб распространены и другие ошибки при
внесении записей о приеме на работу:
. наименование организации не выделяется в виде заголовка, а включается в
текст записи о приеме на работу;
. указывается сокращенное, а не полное наименование организации;
. наименование организации, внесенное в трудовую книжку, не вполне
соответствует наименованию, закрепленному в Уставе;
. не указывается наименование структурного подразделения, в которое принят
работник, а этот вид информации относится существенным условиям трудового
договора;
. наименование структурного подразделения не соответствует наименованию,
внесенному в штатное расписание;
. наименование профессии или должности не соответствует ОКПДТР;
. указанная в записи должность не соответствует должности в приказе о
приеме на работу.
Оформление сведений о работе см. в прил. 6, п. 2
3. Практика кадровых служб.
3.1 Прием на работу человека утерявшего трудовую книжку.
Прием на работу человека утерявшего трудовую книжку осуществляется
следующим образом.
Согласно Инструкции, рабочие и служащие, поступающие на работу,
обязаны предъявлять администрации трудовую книжку, оформленную в
установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно
заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней
после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или
вкладыш к ней (новых образцов) с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу
первой страницы. Если предприятие ликвидировано, то работник должен
обратиться к его правопреемнику или в вышестоящую организацию, которой было
подчинено ликвидированное предприятие. (прил. 6)
3.2 Внесение сведений о награждении юбилейными медалями
Согласно Инструкции в раздел "Сведения о поощрениях" трудовых книжек
вносились сведения о поощрениях за успехи в труде, применяемых трудовым
коллективом, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и
уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награждение
ценным подарком, награждение почетной грамотой предприятия, занесение в
Книгу почета и др.). Однако с 1 февраля 2002 г. работодатель должен вносить
не все сведения о поощрении работника, как это было раньше, а только
сведения о его награждениях. Порядок внесения сведений о награждениях:
. в графе 3 в виде заголовка - наименование предприятия (или проставляется
штамп с его наименованием);
. ниже в графе 1 - порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в
течение всего периода трудовой деятельности работника на данном
предприятии);
. в графе 2 - дата награждения;
. в графе 3 - кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;
. в графе 4 - на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и
наименование документа. При увольнении работника все записи о работе,
награждениях внесенные в трудовую книжку за время работы на данном
предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально
уполномоченного им лица и печатью предприятия или отдела кадров.
3.3 Выдача на руки трудовой книжки
Согласно разделу 7 Инструкции кадровые службы хранят трудовые книжки
работников предприятия в течение всего срока их работы. Хранение
сопровождается ведением соответствующих учетных форм "Книга движения
трудовых книжек и вкладышей к ним", в которых регистрируются эти документы.
Тем самым устанавливается ответственность кадровой службы за сохранность
этого документа.
Согласно КЗоТ РФ указывает, что трудовая книжка выдается работнику в
день увольнения.
Некоторые организации, в т. ч. ОВИР и органы соцобеспечения,
неправомерно требуют предъявления подлинника трудовой книжки. Однако в этом
случае, по письменному заявлению работника, работодатель обязан не позднее
трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов,
связанных с работой (в т. ч. выписки из трудовой книжки), которые должны
быть заверены надлежащим образом.
3.4 Оформление исправлений
Пример оформления записей в трудовой книжке или вкладыше к ней
|№|Дата |Сведения о приеме на работу, |На основании чего |
| | |перемещениях по работе и увольнении |внесена запись |
| | |(с указанием причин) |(документ, его |
| | | |дата и номер) |
| |Числ|Месяц|Год|ОАО "Спецмонтажстрой" | |
| |о | | | | |
|4|12 |05 |199|Принят на должность старшего инженера|Пр. №43 от |
| | | |7 |в технический отдел |12.05.97 |
|5|01 |02 |199|Уволен по ст. 31 КЗоТ РФ (собственное|Пр. №11 OT01.02.98|
| | | |8 |желание) | |
| | | | |Начальник о/к: М.П. Гришин М.К. | |
| | | | |Запись № 4 считать недействительной. | |
| | | | |Запись № 6 считать верной. Начальник | |
| | | | |о/к: М.П. Гришин М.К. ОАО | |
| | | | |"Спецмонтажстрой" | |
|6|12 |05 |199|Принят на должность помощника |Пр. №43 от |
| | | |7 |старшего инженера в технический отдел|12.05.97 |
Трудовая книжка оформлена правильно, за исключением того, что подпись
руководителя отдела кадров должна быть заверена печатью отдела кадров.
3.5 Выписка из трудовой книжки
Выписка из трудовой книжки оформляем в виде ее ксерокопии, и каждый ее
лист заверяется работником отдела кадров по следующей форме: "ВЕРНО:
должность, личная подпись, инициалы, фамилия работника кадровой службы и
печать организации".
Практическая
работа
Приложение 1
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
|№|Дата |ФИО |Серия и |Профессия, |Наименование цеха |Дата и № |Расписка |Получен|Дата |Расписка |
| |приема |владе|номер |специальность |(отдела), куда |приказа |ответствен|о за |выдачи |рабочего |
| |или |льца |трудовой|рабочего или |зачислен рабочий или |(распоряжен|ного лица,|заполне|на руки |или |
| |заполнен|трудо|книжки |служащего, |служащий |ия), на |принявшего|нные |трудовой|служащего |
| |ия |вой |или |который слал | |основании |или |трудовы|книжки |в |
| |трудовой|книжк|вкладыша|или на | |которого |заполнивше|е |при |получении |
| |книжки |и |к ней |которого | |произведен |го |книжки |увольнен|трудовой |
| |или | | |заполнена | |прием |трудовую |или |ии |книжки |
| |вкладыша| | |трудовая | |рабочего |книжку |вкладыш| | |
| |к ней | | |книжка или | |или | |и к ним| | |
| | | | |вкладыш к ней | |служащего | | | | |
| |чи|ме|го| | | | | | |Руб|Коп| | |
| |сл|ся|д | | | | | | |. | | | |
| |о |ц | | | | | | | | | | | |
|1|2 |3 |4 |5 |6 |7 |8 |9 |10 |11 |12 |13 |14 |
| | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | |
Приложение 2
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к
ним
|Дата |От кого |Основание |Приход |Расход |
| |получено |(наименование | | |
| |или кому |документа, № и | | |
| |отпущено |дата) | | |
| | | |Количество |Сумма |Количество |Сумма |
|чис|меся|год| | |Трудовых книжек |Вкладышей |Руб.|Коп|Трудовых |Вкладышей |Руб|Коп|
|ло |ц | | | |(серия и номер) |(серия и | |. |книжек |(серия и |. |. |
| | | | | | |номер) | | |(серия и |номер) | | |
| | | | | | | | | |номер) | | | |
|1 |2 |3 |4 |5 |6 |7 |8 |9 |10 |11 |12 |13 |
| | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | |
Приложение 3.
М.П. Утверждаю
Руководитель предприятия
(учреждения,
организации)
"__"_____ ____ года
АКТ
"__" ________ г.
Город _____________________
Нами________________________________________________________________________
____
(указать должность, фамилию, имя и отчество)
составлен настоящий акт в том, что за период с "__" ______ ____ г. по "__"
______ ____ г.
____________________________________________________________________________
_____
(полное наименование предприятия, учреждения или организации)
испорчено
________________________________________________________________________
(указать подробную причину порчи)
" __" штук
________________________________________________________________________
(указать прописью)
бланков трудовых книжек (или вкладышей к ним)
______________________________________
____________________________________________________________________________
______
(перечислить серию и номер каждого бланка трудовой книжки (или вкладыша к
ней)
на _______________ языке, которые "__" ________ ____ г. уничтожены путем
сожжения.
(название языка)
Акт составлен на списание испорченных бланков трудовых книжек (или
вкладышей к ним) с подотчета
_________________________________________________________________________
(полное наименование предприятия, учреждения или организации)
Подписи:
Приложение 4
Оформление записей сведений о работе в трудовой книжке или вкладыше к ней
А)
|Формулировка текстовой части приказа |Запись в трудовой книжке |
| |неправильно |правильно |
|1 |2 |3 |
|Принять на работу с 15.01.2002 |Принят в отдел кадров |Принят в отдел |
|Паршина Геннадия Ивановича в отдел |на должность менеджера|кадров на |
|кадров на должность менеджера по |по персоналу с |должность |
|персоналу с окладом руб. с |месячным испытательным|менеджера по |
|испытательным сроком 1 месяц |сроком |персоналу |
|Принять на работу с 21.01.2002 |Принята в канцелярию |Принята в |
|Игнатьеву Нину Петровну в канцелярию |на должность секретаря|канцелярию на |
|на должность секретаря с неполной |с неполной рабочей |должность |
|рабочей неделей (понедельник, |неделей |секретаря |
|четверг) с оплатой труда | | |
|пропорционально отработанному времени| | |
|из оклада руб. | | |
|Принять на работу с 01.02.2002 |Принята в лабораторию |Принята в |
|Кирееву Ольгу Викторовну в |№ 5 на должность |лабораторию № 5|
|лабораторию № 5 на должность |лаборанта с полной |на должность |
|лаборанта с полной материальной |материальной |лаборанта |
|ответственностью с окладом руб. |ответственностью | |
|Принять на работу с 28.01.2002 |Принята в транспортный|Принята в |
|Кузьмину Анну Павловну в транспортный|цех на должность |транспортный |
|цех на должность диспетчера на время |диспетчера на время |цех на |
|отпуска по беременности и родам |отсутствия диспетчера |должность |
|диспетчера Трифоновой И. Г. с окладом|Трифоновой И. Г. |диспетчера |
|руб. | | |
Б)
|Формулировка текстовой части |Запись в трудовой книжке |
|приказа | |
| |неправильно |правильно |
|1 |2 |3 |
|Принять на работу с 06.02.2002 |Принят в отдел |Принят в отдел |
|Ефимова Александра Петровича в |стандартизации на|стандартизации на |
|отдел стандартизации на должность|должность |должность ведущего |
|ведущего научного сотрудника в |ведущего научного|научного сотрудника в |
|связи с избранием по конкурсу с |сотрудника |связи с избранием по |
|окладом руб. | |конкурсу |
|Принять на работу с 05.02.2002 |Принят в |Принят в коммерческий |
|Антонова Николая Дмитриевича в |коммерческий |отдел на должность |
|коммерческий отдел на должность |отдел на |менеджера по продажам в|
|менеджера по продажам в порядке |должность |порядке перевода из АКБ|
|перевода из АКБ "Росинвест" по |менеджера по |"Росинвест" |
|согласованию между руководителями|продажам | |
|организаций с окладом руб. | | |
|Принять на работу с 11.02.2002 |Принята в |Принята в секретариат |
|Ширяеву Валентину Васильевну в |секретариат |курьером на временную |
|секретариат курьером временно на |курьером |работу |
|один месяц с окладом руб. | | |
Приложение 5
Извлечение из Инструкции о трудовых книжках
1. ...Трудовые книжки ведутся на всех рабочих и служащих государственных,
кооперативных и общественных предприятий, учреждении и организаций,
проработавших свыше 5 иней...
4. Рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявлять
администрации предприятия, учреждения, организации трудовую книжку,
оформленную в установленном порядке.
5. Прием на работу без трудовой книжки не испускается...
6. В трудовую книжку вносятся:
сведения и работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование,
профессия, специальность;
сведения о работе: прием на работу, перевоз на другую работу, увольнение.
Записи о наименовании работа; или должности, на которые принят работник,
производятся: для рабочих в соответствии с наименованиями профессий,
указанных в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий
рабочих; для служащих в соответствии с наименованиями должностей, указанных
в Единой номенклатуре должностей служащих, или в соответствии со штатным
расписанием;
сведения о награждениях и поощрениях: награждения орденами и медалями,
присвоение почетных званий; награждения и поощрения за успехи в работе,
предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о
Дисциплине; другие поощрения в соответствии с действующим
законодательством;
сведения об открытиях, на которые выданы диплома, об использованных
изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с
этим вознаграждениях.
Взыскания в трудовую книжку не записываются.
7. С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш), о назначениях,
перемещениях и увольнении администрация обязана ознакомить владельца этой
книжки.
12. Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним производится на том языке,
на котором ведется делопроизводство на данном предприятии, в учреждении,
организации. В том случае, если делопроизводство ведется на языке союзной
или автономной республики, то трудовая книжка заполняется одновременно на
языке данной республики и на русском языке.
13. При увольнении... все записи.., внесенные в трудовую книжку..,
заверяются подписью руководителя предприятия, учреждения, организации или
специально уполномоченного им лица и печатью.
Приложение 6
Заполнение трудовой книжки
1. Заполнение титульного листа
Герб ТРУДОВАЯ КНИЖКА
АТ-VIII № 0188710
Фамилия ____________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Имя ________________________________________________________________
Отчество ____________________________________________________________
Дата рождения _______________________________________________________
(число, месяц, год))
Образование _________________________________________________________
(н/среднее, среднее, н/высшее, высшее)
Профессия, специальность _____________________________________________
Дата заполнения «______» ____________________________________ 19_____ г.
Подпись владельца книжки _____________________________________________
М. П. Подпись лица, ответственного
за выдачу трудовых книжек
____________________________
(разборчиво)
2. Внесение сведений о работе
Сведения о работе
|№|Дата |Сведения о приеме на работу, о |На основании чего |
| | |переводах на другую работу и об |внесена запись |
| | |увольнении (с указанием причин и со |(документ, его |
| | |ссылкой на статью закона) |дата и номер) |
| |Числ|Месяц|Год| | |
| |о | | | | |
|1|2 |3 |4 |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
3. Внесение сведений о поощрениях
Сведения о поощрениях
|№|Дата |Сведения о поощрениях, связанных с |На основании чего |
| | |работой на предприятии, в учреждении |внесена запись |
| | |или организации |(документ, его |
| | | |дата и номер) |
| |Числ|Месяц|Год| | |
| |о | | | | |
|1|2 |3 |4 |
| | | | | | |
| | | | | | |
Приложение 7.
Заполнение титульного листа дубликата трудовой книжки
1. Заполнение титульного листа
Герб ТРУДОВАЯ КНИЖКА
АТ-VIII № 0188728
Фамилия ____________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Имя ________________________________________________________________
Отчество ____________________________________________________________
Дата рождения _______________________________________________________
(число, месяц, год))
Образование _________________________________________________________
(н/среднее, среднее, н/высшее, высшее)
Профессия, специальность _____________________________________________
Дата заполнения «______» ____________________________________ 19_____ г.
Подпись владельца книжки _____________________________________________
М. П. Подпись лица, ответственного
за выдачу трудовых книжек
____________________________
(разборчиво)
Список литературы
1. Андреева В.И. Оформление и ведение трудовых книжек // Справочник
кадровика: №4, 2002.
2. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в
учреждениях и организациях, утв. постановлением Госкомтруда СССР от
20.06.74 № 162 и изменениями и дополнениями.
3. Кодекс законов о труде Российской Федерации
4. Санкина Л.В. Рекомендации по оформлению документов в организациях:
оформление трудовых книжек // Справочник кадровика №2, 2002
5. Толкунова В. Н., Гусов К. Н. Трудовое право России. Учебное пособие. М.:
2001.
6. Шкатулла В. И. Комментарий к Кодексу законов о труде РФ. М.: ИНФРА–М.,
2001.
Страницы: 1, 2
|