Основы делопроизводства
Основы делопроизводства
Содержание
Введение 3
Структура и назначение номенклатурных дел 13
Требования к формированию дел 14
Правила хранения дел 22
Экспертиза ценности документов 25
Оформление дел 27
Составление описей дел 28
Порядок передачи дел в архив 30
Архивное хранение документов в электронной форме 31
Приложения 33
Введение
Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознакомиться с
основными профессиональными терминами и определениями, постоянно
встречающимися в работе с документами.
Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая
документирование и организацию работы с официальными документами.
Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII
в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» -
решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления
результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и
создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть
забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется
слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу,
вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в
1584 г.
Современное делопроизводство включает:
• обеспечение своевременного и правильного создания документов
(документирование);
• организацию работы с документами (получение, передача, обработка,
учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка
документов для сдачи в архив, уничтожение).
Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия
используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его
появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их
организационным, программным и информационным обеспечением для приближения
к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В
настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение
управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той
же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в
названиях документов, регламентирующих организацию документационных
процессов: «Государственная система документационного обеспечения
управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и
ведомствах Российской Федерации».
Документирование — это процесс создания и оформления документа.
Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации
на различных носителях по установленным правилам».
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой
древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на
глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения
информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время
в управленческой практике используют главным образом документы, созданные
каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским,
компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко-
и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке,
магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования
и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение.
Организация работы с документами — это обеспечение движения документов
в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.
Термин определяется государственным стандартом как «организация
документооборота, хранения и использования документов в текущей
деятельности учреждения».
Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
В технологию работы с документами входит:
• прием и первичная обработка документов;
• их предварительное рассмотрение и распределение;
• регистрация документов;
• контроль исполнения документов;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов;
• их отправка;
• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.
Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает
запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт
его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов —
совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение,
формирование дела — группирование исполненных документов в дело в
соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований
дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в
установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.
Любое управленческое решение всегда базируется на информации по
рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна
понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен
следующий термин:
«Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и
процессах независимо от формы их представления».
В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою
специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую,
научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и
управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от
направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает
управленческая информация, которая используется для целей управления каким-
либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется
ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность,
адресность, доступность для восприятия человеком.
Документы используются в различных областях деятельности, отраслях
знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных
дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от
того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов
документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства
чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-
документалиста — носителем информации, а I специалисты в области управления
считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите
информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:
Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в
государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и
архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует
раскрыть и понятие «реквизит».
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые
называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись
и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:
Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального
документа?
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число
реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением,
требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов
число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав
реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом
случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на
материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления
необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.
В документоведении документ рассматривается как результат закрепления
(отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и
мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном
материале.
Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают
ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное
использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они
затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на
текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на
машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.
Официальные документы — это документы, созданные юридическими или
физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.
Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы,
которые определяются государственным стандартом как официальные документы,
используемые в текущей деятельности организации.
Как носители информации документы выступают в качестве непременного
элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой
фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных
сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений,
служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа,
а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой
деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.
Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством
соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием
различных распорядительных документов; планирование — посредством
подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки
статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации;
контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы
можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:
• регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила,
инструкции и др.);
• распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления,
решения, распоряжения и др.);
• накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и
др.);
• передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).
Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие
деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут
выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и
средством накопления и обобщения информации.
Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать
ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) -
доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа
также определяется понятием «юридическая сила документа».
Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно
важна, так как означает, что документы могут служить подлинным
доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального
документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или
для круга участников управленческих действий (органов управления, их
структурных подразделений, общественных организаций, должностные лиц и
граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою
деятельность или воздерживаются от нее.
Юридическая сила документа — это свойство официального документа,
сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его
органа и установленным порядком оформления1. Из этого определения следует,
что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:
• соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
• издавать документы только в пределах своей компетенции;
• соблюдать действующие в определенное время общегосударственные
правила составления и оформления документов.
К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование
организации, дата и регистрационным номер документа, подпись, печать, грифы
согласования и утверждения.
В управленческой практике принято различать документы по степени их
подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.
Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или
распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он
может содержать только текст и не обладает юридической силой.
Беловой документ — это рукописный или машинописный документ, текст
которого переписан с чернового документа или написан без помарок и
исправлений.
Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его
достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным.
Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр
документа, обладающий юридической силой.
Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию
подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия
документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия
полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки
(содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть
их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на
копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной
связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках,
факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов,
полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах
учреждения. Устаревшее название таких копий — отпуск. Свободная копия
содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.
Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по
признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых
требований к их оформлению.
Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате
реализуются на основе использования документов, относящихся к различным
системам документации. Соотношение документов из различных систем в
делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как
зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его
масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин.
Но, независимо от этого, в любой организации используются документы,
отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую
деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-
распорядительной документации. Государственный стандарт определяет
организационно-распорядительные документы как письменные документы, в
которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а
также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования
деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их
подразделений и должностных лиц. Таким образом, система организационно-
распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет
большое значение для документирования управленческой деятельности.
Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем
документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при
документировании соответствующих видов деятельности и отражают их
специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению,
образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.
Организационно-распорядительная документация тесно связана как с
отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она
представляет для других систем правовую основу, а с другой — в ней находят
отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и
т.д.
Основным направлением совершенствования документации является
унификация и стандартизация.
Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под
которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для
сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-
технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к
объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение
стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном
случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется
государственными органами стандартизации.
Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят такие элементы,
как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы
стандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться как
самостоятельные. Например, в широком смысле типизация — это разработка
типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда
изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот
метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов,
т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные
документы.
Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в последующем
создаются тексты аналогичного содержания.
Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе,
форме, единообразию». По официальному определению унификация — это выбор
оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их
Страницы: 1, 2, 3
|