Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии
Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ______ году.
Долговременного хранения:
Временного хранения:
Итого:
|Начальник Общего отдела |__________________И.О.Ф. | |
| | |________И.О.Ф. |
| | | |
| |Приложение 9 |
|ЗАО «СК«Дружба» Положение об Общем |УТВЕРЖДАЮ |
|отделе «___»____________200_ г. |Генеральный директор |
|Москва |______________И.О.Ф. |
| |«_____»_________200_г. |
1. Общие положения
1.1. Документационное обеспечение управления ООО «ДИН» осуществляет
служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), выраженная Общим
отделом.
В состав Общего отдела, входит секретариат Генерального управления,
секретари структурных подразделений, административно-хозяйственный отдел.
1.2. Работа Общего отдела регламентируется настоящим положением .
Деятельность работников Общего отдела регламентируется должностными
инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда,
предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по
сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции
разрабатываются Общим отделом и утверждаются начальником отдела. При
изменении функций и задач Общего отдела должностные инструкции
пересматриваются.
1.3. Общего отдела в своей деятельности руководствуется
законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями
Президента Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими
рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской
Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного
обеспечения управления.
2. Цели и задачи службы ДОУ
2.1. Основными целями Общего отдела являются организация, руководство,
координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению
управления.
2.2. Общий отдел решает следующие задачи:
2.2.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.
2.2.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации
работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и
подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с
действующими нормативами.
2.2.3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.
2.2.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по
совершенствованию документационного обеспечения в Компании.
2.2.5. Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий
документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной
и организационной техники.
3. Функции службы Общего отдела
3.1. В соответствии с возложенными задачами Общий отдел осуществляет
следующие функции:
3.1.1. Разработка (совместно с соответствующими структурными
подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с
документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов
и учетно-справочной работы по документам.
3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу
руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью
оформления документов, представляемых на подпись руководству.
3.1.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов
в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения
документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и
оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков
документов.
3.1.6. Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел
и оперативного использования документной информации.
3.1.7. Повышение квалификации работников Общего отдела, проведение
совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.
3.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных
подразделениях.
3.1.9. Осуществление контроля за правильностью оформления и
формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.
3.1.10. Организация работы архива в соответствии с законодательством
по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и
методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.
3.1.11. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
4. Права и ответственность Общего отдела
4.1. Общий отдел имеет право:
4.1.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в
структурных подразделениях Компании.
4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных
подразделений выполнения установленных правил работы с документами.
4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций
сведения, необходимые для работы.
4.1.4. Проводить проверки организации документального обеспечения
управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до
руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.
4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных
подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.
4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные
с нарушением установленных требований.
4.1.7. Совместно с отделом информационных технологий определять задачи
документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.
4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей
компетенции.
4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы
документационного обеспечения управления и должностные инструкции
работникам.
4.1.10. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной
ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными
лицами установленных правил работы с документами.
4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся
состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов
работы с ними.
4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о
назначении, перемещении и увольнении работников Общего отдела, их поощрении
и наложении на них взысканий.
4.2. Общий отдел несет ответственность за:
4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в
Компании.
4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение
необходимых условий труда работников.
5. Руководство
1. Общий отдел возглавляет начальник отдела, который назначается и
освобождается Генеральным директором Компании.
2. Начальник Общего отдела:
- несет ответственность за результаты деятельность отдела, состояние
трудовой и исполнительной дисциплины, утверждает план работы отдела,
контролирует его выполнение; обеспечивает исполнение приказов,
распоряжений и поручений руководства Компании;
- вносит руководству Компании предложения об изменении структуры и штатной
численности отдела, о назначении и освобождении работников, их
аттестации, поощрения и дисциплинарной ответственности;
- в пределах своей компетенции подписывает служебные документы, издает
распоряжения по вопросам работы отдела.
6. Взаимосвязи с другими структурными подразделениями
Общий отдел взаимодействует:
6.1. Со структурными подразделениями - по вопросам документационного
обеспечения управления.
6.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с
подготовкой документов.
6.3. Со службами кадров, труда и заработной платы - по вопросам
подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях
широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки
и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда,
совершенствования стиля и методов работы с документами.
6.4. С отделом информационных технологий - по вопросам разработки и
внедрения новых информационных технологий с применением средств
вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению
требований нормативно-методических документов; по вопросам обеспечения
средствами организационной и вычислительной техники.
Начальник Общего отдела _________________И.О.Ф.
Начальник Управления делами _________________И.О.Ф.
| |Приложение 10 |
|ЗАО «СК«Дружба» Положение о |УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор |
|постоянно действующей |______________И.О.Ф. |
|экспертной комиссии |«_____»_________200_г. |
|«___»__________200_ г. | |
|Москва | |
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для
организации и проведения методической и практической работы по экспертизе
ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное
хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-
техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе
деятельности Компании.
1.2. Постоянно действующая экспертная комиссия является совещательным
органом при Начальнике Управления делами ООО «ДИН». Решения комиссии
вступают в силу после их утверждения Генеральным директором Компании. В
необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного
согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы
России.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ,
Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах,
распорядительными документами Росархива и архивного органа субъекта РФ,
типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения,
настоящим положением.
Экспертная комиссия возглавляется Начальником Общего отдела, в ее состав
входит секретарь-референт Генерального управления Компании и представителей
лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях.
2. Основные задачи ЭК
2.1. Основными задачами ЭК являются:
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии
делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.3. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии
подготовки их к архивному хранению
2.4. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче
на государственное хранение, в том числе научно-технической документации.
3. Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачи ЭК выполняет следующие
функции:
3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой
работу по отбору документов Компании для дальнейшего хранения и
уничтожения.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе
ценности документов Компании и по подготовке их к архивному хранению, по
разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-
методических документов по этим вопросам.
3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
3.3.1. на утверждение Генерального директора Компании: описи дел
постоянного хранения управленческой и специальной документации; перечни
проектов научно-техническая документация по которым подлежит передаче на
государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов с
истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более,
с отметкой «ЭПК» в перечне; номенклатуру дел Компании; описи дел по личному
составу; акты об утрате или неисправимом повреждении документов; акты о
выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
3.3.2. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для
сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами,
участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4. Права ЭК
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным
подразделениям и отдельным сотрудникам Компании по вопросам разработки
номенклатуры дел и их формирования в делопроизводстве, экспертизы ценности
документов, розыска недостающих постоянного срока хранения и дел по личному
составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного
уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том
числе документов по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения
документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных
подразделений о ходе подготовке документов к архивному хранению, об
условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда
России, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и
экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений
Государственной Архивной службы России.
4.5. ЭК в лице ее председателя - начальника Общего отдела имеет право не
принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и
небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать руководство Компании по вопросам, относящимся к
компетенции комиссии.
5. Организация работы ЭК
5.1. Экспертная комиссия Компании работает в тесном контакте другими
структурными подразделениями.
5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее
заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в
год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК
документы рассматриваются на заседании не позднее чем через 10 дней.
5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если
в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании
членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные
консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не
участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на
заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает
председатель ЭК и руководство Компании.
5.4. ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее
документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за
исполнением принятых ЭК решений возлагается на председателя комиссии –
начальника Общего отдела.
Начальник Общего отдела _____________ И.О.Ф.
(подпись)
Начальник Управления делами _____________ И.О.Ф.
(подпись)
| |Приложение 11 |
|ЗАО «СК«Дружба» |УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор |
|Должностная инструкция |______________И.О.Ф. |
|секретаря Генерального директора |«_____»_________200_г. |
|«___»__________200_ г. | |
|Москва | |
1. Общие положения
1.1. Секретарь руководителя является специалистом секретариата директора
по производству, принимается на работу и освобождается от нее приказом
директора по производству по представлению отдела кадров.
1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее
образование.
1.3. В своей работе секретарь руководствуется действующим
законодательством РФ, уставом организации, распорядительными документами
руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями
руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными
документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную
систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива,
регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству
предприятия, правилами техники безопасности, настоящей должностной
инструкцией.
1.4. Секретарь должен знать:
организационную структуру предприятия, фамилии, имена и отчества
руководителей и распределение обязанностей между ними, правила подготовки
документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации
вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в
секретариате, нормы служебного этикета
1.5. Секретарь должен уметь:
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9
|