Технология обеспечения сохранности документов

Технология обеспечения сохранности документов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РФ

МИНИСТЕРСТВО РФ ПО АТОМНОЙ ЭНЕРГИИ

УРАЛЬСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по дисциплине

Архивоведение

на тему

Технология обеспечения

сохранности документов

Выполнил:

студент группы КАД-58В

…………………………. Е.В. Угарова

(дата, роспись)

Проверил: преподаватель

…………………………. А.А. Матвеева

(дата, роспись)

Новоуральск 2000

О Г Л А В Л Е Н И Е

|ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………………… |3 |

|Глава I. Основы обеспечения физико-химической сохранности |5 |

|документов……. |5 |

|Физико-химические факторы разрушения документов………………………… |6 |

|Биологические факторы разрушения документов………………………………. |9 |

|Санитарно-гигиенические условия сохранности документов…………………. |9 |

|Температурно-влажностный режим сохранности документов………………… |12 |

|Глава II. Основные требования к помещению и оборудованию архива…………..|12 |

| |12 |

|Создание оптимальных условий хранения документов……………………….. |13 |

|Требования к помещению архива……………………………………………….. |14 |

|Электро- и противопожарное оборудование……………………………………. |16 |

|Стеллажное оборудование……………………………………………………….. |18 |

|Упаковка документов…………………………………………………………….. |20 |

|ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………………. |21 |

|Приложение 1………………………………………………………………………………. |22 |

|Приложение 2………………………………………………………………………………. | |

|Список литературы……………………………………………………………………….. | |

В В Е Д Е Н И Е

Цель данной работы рассмотрение и изучение технологии сохранности

документов, характеристика основных методов хранения документов и их

описание.

В работе подробно рассматриваются основы физико-химической

сохранности документов, факторы их разрушения, старения, угасания, режим и

условия их хранения. А также материалы, средства и оборудование для

хранения и упаковки документов, применяемые в архивах. Рассмотрение и

изучение этих вопросов является основной задачей этой работы.

Документы являются средством закрепления различными способами на

специальных материалах информации о фактах, событиях, явлениях, объективной

действительности и мыслительной деятельности человека. В государственных и

ведомственных архивах, библиотеках, других центрах документации

сосредоточен большой объем ретроспективной информации, используемой для

диалектико-материалистического изучения истории государства, в

народнохозяйственных, научных и культурных целях.

В соответствии с законом СССР «Об охране и использовании памятников

истории и культуры» акты государственной власти и органов государственного

управления, кинофотодокументы и звукозаписи, древние рукописи, а также

редкие печатные издания отнесены к документальным памятникам истории и

культуры. Обеспечение сохранности документов является крупной научной

проблемой, имеющей важное политическое, народнохозяйственное и социально-

культурное значение.

Российскими специалистами проделана большая работа по улучшению

условий хранения документов и созданию вновь оборудованных архивохранилищ.

В результате систематической работы, проводимой в архивах, библиотеках,

научных институтах и лабораториях, стала более ясной картина физико-

химического состояния документов и некоторых процессов изменения их

первоначальных свойств под влиянием внешних факторов - света, температуры и

влажности воздуха, его газового состава и др.

В различных хранилищах сконцентрированы весьма разнообразные по

времени происхождения, содержанию, оформлению, технике и способу

воспроизведения документы. К ним относятся древние и современные рукописные

и печатные материалы в виде книг, отдельных государственных актов, планов,

чертежей, рисунков и художественных репродукций, выполненных на различных

сортах бумаги, коже и пергаменте, посредством использования различных

красителей органического и неорганического происхождения.

В основе данной темы лежит ряд нормативных актов, регламентирующих

деятельность учреждений, хранящих документы – архивов. Основными

документами в данной области являются "Основные правила работы

государственных архивов СССР" и "Основные правила работы ведомственных

архивов". В этих нормативных актах подробно описываются условия хранения

документов: температурно-влажностный режим, размеры помещений архива,

размеры стеллажей и другое.

Вопросы, касающиеся наиболее новой архивной техники подробно

отображены в книгах по архивоведению. Наиболее полные сведения по теме этой

работы содержатся в книгах "Архивоведение" авторов Крайской З.В., Челлини

Э.В. и "Основах обеспечения сохранности документов" Сергазина Ж.Н. В данных

источниках проанализированы современные методы и тенденции в области

обеспечения сохранности документов. С естественнонаучной и технической

точки зрения рассматриваются теоретические основы старения и долговечности

документов на различных носителях; технология хранения и защиты информации

от преждевременного разрушения.

Глава I

Основы обеспечения физико-химической

сохранности документов

Длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных

условий их хранения, связанных с благоприятными температурно-влажностным и

световым режимами, а также от постоянного соблюдения санитарно-

гигиенических требований.

Физико-химические факторы разрушения документов

Физико-химическим изменениям (старению) подвергаются все составные

части документов: бумага, красители (чернила, тушь, карандаш, машинописные

красители), клей, картон переплетов. Бумага становится хрупкой и ломкой.

Особенно неустойчива современная бумага сортов газетная и типографская № 3,

которая уже через десять лет желтеет и становится хрупкой.

На физико-химическое состояние документов в хранилищах оказывает

неблагоприятное воздействие ряд факторов: резкие перепады температуры и

излишняя сухость воздуха отрицательно влияют на структуру бумаги, делая ее

ломкой; прямые солнечные лучи влияют на структуру бумаги и обесцвечивают

краситель, которым нанесен текст; наличие в воздухе вредных примесей

(сернистого газа) в сочетании с повышенной влажностью также влечет за собой

порчу текста: сырость вызывает развитие плесени, которая, пропитывая

бумагу, покрывает ее разноцветными пятнами, разрушает и иногда полностью

уничтожает текст. Обесцвечивание текста называется угасанием текста

документа. Солнечный свет является одним из факторов, губительно

действующих на основу бумаги и красители. Под влиянием ультрафиолетовых

лучей бумага желтеет и теряет механическую прочность, а большинство текстов

выцветает, разрушаются также и кожаные переплеты. В связи с этим

рекомендуется ставить стеллажи в хранилищах таким образом, чтобы документы

были освещены минимально. Мерами, препятствующими старению бумаги и

выцветанию текстов, являются вставка светорассеивающих стекол, а при их

отсутствии - окраска стекол белилами или применение штор из плотной темной

ткани, а также раздвижных ставней. Особенно благоприятно хранение

документов в коробках и папках, изготавливаемых с учетом размеров

документов. Дела размещают в коробках с таким расчетом, чтобы их можно было

свободно вынимать и подкладывать, не повреждая обложек и листов документов.

Если архив не имеет возможности закартонировать дела (уложить их в коробки

или картонные папки с клапанами), то рекомендуется обертывать связки или

обкладывать их бумагой. Для этого пригодны сорта бумаг: рисовальная марки

В, чертежная марок В, 0 № 1, 2, обложечная марки А, перфокарточная,

форзацная лощеная марки А.

Картонирование предохраняет документы и от другого отрицательно

влияющего на них фактора - пыли. Пыль, попадая между волокнами бумаги,

разрушает целлюлозу и тем самым снижает прочности, бумаги, способствует

увеличению влаги, является средой для питания спор плесневых грибков,

переносчиком яиц насекомых. В промышленных районах, где воздух загрязнен

газами (сернистым, окислами азота и др.), лежащая на документах пыль

способствует концентрации газов, а следовательно, и активизации их

старения.

Биологические факторы разрушения документов

Очень опасны для документов биологические вредители: растения

(бактерии, грибы) и животные (насекомые, грызуны). Появление их в архиве -

серьезная угроза сохранности документов. Поэтому необходимо иметь хотя бы

элементарное представление о биологических факторах, влияющих на ускорение

"старения" документов.

Бактерии являются низшими одноклеточными организмами. Для их

жизнедеятельности необходима высокая влажность бумаги, возможная при

затоплениях хранилищ или постоянной подмочке дел из-за неисправности

кровли, отопления, сырых стен. На бумаге появляются пигментные пятна

неправильной формы. Кожа и клей переплета разлагаются: на них появляется

слизь, а с течением времени (если не бороться с бактериями и не улучшить

режим хранения документов) отверстия на месте поражений.

Способы борьбы: дезинфекция, изменение условий хранения дел.

Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются

грибы, называемые в быту плесенью. Для документов характерно поражение

грибами-паразитами, живущими за счет мертвых органических остатков. Они

появляются на бумаге, коже и картоне переплетов, клее, нитках. Известно

свыше 200 видов грибов, обитающих в архиве и книгохранилищах. Грибы -

многоклеточные растения, размножающиеся спорами. Споры легко переносятся

потоками воздуха, особенно в запыленных помещениях, и могут быстро заразить

здоровые документы. Как правило, грибы развиваются на влажных документах

или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температурах 20 - 27

°С, в тесно заставленных углах, не проветриваемых шкафах. Грибы очень

чувствительны к действию газов, поэтому для борьбы с ними эффективна

дезинфекция. Однако грибы, обитающие в хранилищах, очень жизнестойки:

грибы, погибшие от недостатка влаги или низких температур, могут

возродиться опять при возникновении благоприятных для них условий. В связи

с этим необходимо сухую плесень удалять с бумаги и переплетов мягкими

марлевыми или ватными тампонами.

Повреждение документов насекомыми встречается реже, чем повреждение

грибами, но ущерб документам ими может быть нанесен в более короткие сроки.

Известно около 100 видов насекомых, повреждающих документы, но это не

специфические вредители бумаги. В естественных условиях это - вредители

древесины, муки, меха, кожи и т.д.

Наибольшее распространение в архивохранилищах получили жуки:

точильщики, притворяшки, кожееды.

Среди точильщиков (мебельный, хлебный, пестрый) самым опасным и

прожорливым является хлебный, который поражает переплеты, проклеенные

мучным клеем, а также прилегающие к нему листы. Особенно прожорливы его

личинки. И жук, и личинки живут и листах, делая в них ходы.

а) б)

Рисунок 1.1. – а) хлебный точильщик; б) мебельный

точильщик.

Личинки и жуки притворяшки-вора и шелковистого притворяшки повреждают

все части переплетенных документов.

а) б)

Рисунок 1.2. – а) притворяшка-вор самец; б) притворяшка-

вор самка.

Кожееды постоянно в документах не находятся, а лишь питаются ими.

Могут уничтожить бумагу, пергамент, все части переплета. Чаще всего они

обгладывают документы с поверхности, не делая ходов. В хранилищах

встречаются кожееды: антренус, ветчинный и ковровый. Жуки и личинки

кожеедов днем прячутся за плинтусами, под полом, в закрытых шкафах, книгах.

а) б)

в)

Рисунок 1.3. – а) личинка кожееда; б) кожеед ветчинный(рябой); в)

кожеед ковровый.

В архивохранилищах может обитать моль двух групп: питающаяся только

растительной пищей - зерновая, грибная и семенная моль (повреждает в

основном переплеты и корешки, проклеенные мучным клеем), питающаяся

веществами животного происхождения - шубная, мебельная, ковровая и платяная

(повреждает документы и части переплета). Все виды моли связаны с

продовольственными складами, складами древесины и гнездами птиц.

Тараканы не живут в листах, а приходят питаться мучным клеем, вместе с

ним они грызут бумагу, одновременно сильно загрязняя документы своими

выделениями.

Рисунок 1.4. – таракан.

Для борьбы с биологическими вредителями необходимо проводить

систематическую профилактику (периодически просматривать дела, проверять

состояние полов, плинтусов, не вносить в хранилища продукты, не входить в

пыльной одежде). При обнаружении грызунов и насекомых обратиться в

санитарно-эпидемиологическую станцию. Документы, пораженные насекомыми и

плесенью, продезинфицировать. При появлении плесени на коробках или делах

можно провести простейшую дезинфекцию: сначала следует изолировать

пораженные дела, а затем в изоляторе продезинфицировать их трехпроцентным

раствором формалина (1 часть 40 %-ного формалина на 13 - 15 частей воды).

Для профилактики дела, хранящиеся в помещениях с повышенной влажностью

воздуха, систематически просматриваются и могут просушиваться на открытом

воздухе при температуре не выше 30 - 35 °С, защищенными от прямых лучей.

Санитарно-гигиенические условия сохранности документов

Соблюдение санитарно-гигиенических условий является одной из мер

сохранности документов. Для предохранения документов от пыли наилучшим

средством является кондиционирование воздуха в архивохранилищах. Однако

можно эффективно бороться с попаданием пыли в хранилища и с помощью

приточно-вытяжной вентиляции с системой химических фильтров.

Рекомендуется обеспечить максимальную герметичность архивохранилища.

Но если все-таки приходится открывать окна или форточки, их надо затягивать

марлей, смоченной 50 %-ным раствором глицерина и отжатой. Уборку помещения

следует проводить только влажную. Необходимо периодически обеспыливать

дела, коробки, папки и стеллажи с помощью пылесосов. При отсутствии

пылесосов обеспыливание проводят тряпкой, смоченной в 1 %-ном растворе

формалина. Для поддержания требуемых санитарно-гигиенических условий в

архиве не реже одного раза в месяц следует проводить санитарные дни.

Температурно-влажностный режим сохранности документов

Температура и влажность воздуха являются основными факторами,

создающими благоприятные условия для длительной сохранности документов. На

ускорение процесса старения бумаги влияет не только повышенная сверх нормы

температура, но и резкие ее колебания.

Все материалы, входящие в состав дел (бумага, кожа, клей),

гигроскопичны, и потому их состояние зависит от влажности воздуха. При

низкой влажности воздуха бумага теряет эластичность, клей становится

хрупким, кожа переплетов ссыхается и трескается и переплет деформируется.

Высокая влажность воздуха разрыхляет бумагу, деформирует ее края, т.е.

делает ее непрочной, ускоряет протекающие в ней химические процессы.

Переплеты дел могут расклеиваться. Кроме того, высокая относительная

влажность воздуха способствует образованию плесени, которая быстро

распространяется при резких колебаниях температуры и влажности воздуха.

В связи с этим в хранилищах путем кондиционирования, вентиляции и

других мер должен поддерживаться оптимальный режим хранения документов,

т.е. такой температурно-влажностный режим, при котором бумага, картон, кожа

и клей переплетов лучше всего сохраняют свои свойства.

В архивохранилищах рекомендуется поддерживать постоянную температуру в

пределах от +14 до +20 °С. Допустимые границы относительной влажности

воздуха от 45 до 60 %. Для поддержания нормального температурно-

влажностного режима, помимо регулирования отопления, большое значение имеет

хорошая циркуляция воздуха в помещении. Это достигается проветриванием

(естественным и принудительным с помощью вентиляторов) и правильной

установкой стеллажей. Если стеллаж стоит вплотную к стене, у края полок

устанавливают ограничители, чтобы дела не касались стен. Опыт показывает,

что даже при недолгом хранении документов, уложенных вплотную к стене, они

отсыревают и появляется плесень.

Страницы: 1, 2