Реферат по делопроизводству с вопросами: Подготовка документов к архивному хранению, Правила оформления реквизитов №№16, 19, 20, 22, Контракты (договоры)

— в федеральные органы государственной власти, органы государственной

власти субъектов Российской Федерации;

— на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в

ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на

территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного

текста или в виде их комбинации.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков

характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в

именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица

множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете»,

«владеете», или .«были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные

словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем

существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны

быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной

странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах

печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части

указывают причины, основания, цели составления документа, во второй

(заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать только заключительную часть (например приказы —

распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без

пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов. выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других

организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:

наименование документа, наименование организации, автора документа, дату

документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует

разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими

цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях т.д.)

организаций, действующих на принципах единоначаличия, а также документах,

адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от

первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов те излагают от

третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица

множественного числа («приказываю», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа

(«слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их

структурных подразделений (положение инструкция), а также содержащих

описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму

изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа

(«от осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия

установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем

на рассмотрение»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»,

«ВНИИДАД считает возможным»).

20. Отметка о наличии приложения. Если документ им приложения,

названные в тексте, отметка о них делаете следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, нeoбxoдимо перечислить их

названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

На приложении к распорядительному документу в npaвом верхнем углу

следует сделать отметку с указанием название распорядительного документа,

его даты и номера. Например:

Приложение

к постановлению

администрации области

от 10.01.97 № 30

Контракты (договоры)

Контракт — это один из документов, отражающих условия трудовых

взаимоотношений сотрудника с администрацией. Контрактная форма оплаты труда

широко применяется в цивилизованных странах уже не одно десятилетие и даже

столетие, Для государств СНГ, в частности для России, контракт—явление

новое, возникшее с развитием рыночных отношений. Контрактная форма оплаты

труда еще только прокладывает себе дорогу в нашем народном хозяйстве,

причем в негосударственных структурах (кооперативах, товариществах,

акционерных предприятиях и т.п.) с большим успехом, нежели на

государственных предприятиях.

По сравнению с действующей в нашей экономике тарифной системой оплаты

труда в ее повременной и сдельной формах контрактная система имеет два

несомненных преимущества. Во-первых, труд работников можно оплачивать в

значительно большем размере, чем это предписано окладами, тарифными

ставками и расценками в рамках существующей государственной системы оплаты,

и реализовать на практике рыночный принцип: за хорошую работу большие

деньги, за плохую работу — никаких денег. Вo-вторых, контрактная система

позволяет легко и просто избавиться от нерадивого работника путем

расторжения контракта, не вступая при этом в противоречие с Кодексом

законов о труде и нe согласовывая это увольнение с профсоюзом. Эти

преимущества делают контрактную систему чрезвычайно привлекательной для тех

предприятий, где действительно желают добиться резкого повышения

эффективности производства.

Контрактная форма оплаты труда — это веление времени, она должна

повсеместно прийти на смену существующей тарифной системе. В нашей стране

контрактная система была рекомендована вводу в 1991 г., в первую очередь

для того, чтобы затормозить утечку высококвалифицированных, талантливых

специалистов за пределы страны. Контракт (соглашение, договор) с этой

категорией работников возник как средство установления более высокой по

сравнению с определенной законодательством оплаты труда и создания других,

более выгодных, условий работы в пределах оговоренного контрактом срока.

Все документы по личному составу (заявления, копии документов об

образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируются в личные

дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до 75-летнего

возраста работающего, что обеспечивает возможность наведения справок. Срок

хранения документов определен в ст. 504 «Перечня документов указанием

сроков хранения».

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями

являются коммерческие контракты (договоры).

Контракт (договор) - документ, представляющий собой соглашение сторон

об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки,

условия поставки, сроки поставки, транспортировка, упаковка и маркировка,

цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон - все это

находит отражение в контракте.

Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его

заключить - направления оферты. Оферта должна содержать основные условия

предлагаемой сделки (статья 435 Гражданского кодекса РФ). Принятие

предложения другой стороной считается акцептом (согласием). Обмен

документами между сторонами может происходить посредвом почтовой,

телеграфной, телетайпной, факсимильной, электронной

или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит

от стороны по контракту (статья 434 Гражданского кодекса РФ).

Договорные отношения могут быть также установлены путем представления

одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона

рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр

контракта возвращается стороне, составившей проект.

При составлении контрактов и их заключении следует уделять особое

внимание:

- четкой формулировке прав и обязанностей сторон;

- возможности расторжения контракта любой из сторон;

- санкциям к каждой из сторон за невыполнение обязательств;

- соответствию пунктов контракта Федеральному закону "О защите прав

потребителей" и другим законодательным актам;

- соответствию подписей, печатей, дат, юридических адресов.

При указании цены договора необходимо следовать требованиям ст. 317 ГК

РФ, устанавливающей, что денежные обязательства должны быть выражены в

рублях. Допускается упоминание иных валют, но только в формулировке

"подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной

валюте". Несоблюдение этого правила приведет к признанию договора

недействительным.

Составными частями контракта являются:

- название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт

на поставку ТНП, контракт о техническом содействии):

- дата, номер, место составления;

- наименования сторон (полные названия организаций);

- предмет контракта;

- условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки,

рекламы и реализации;

- условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

- порядок сдачи-приема выполненных работ;

- ответственность сторон;

- гарантии, страхование и форс мажорные обстоятельства;

- переход права собственности и риски;

- порядок разрешения споров;

- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских

реквизитов, номеров телефонов, факсов);

- подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей

и дат подписания документов);

- печати фирм-контрагентов.

Контракты (договоры) относятся к документам, которые являются важнейшими

доказательствами в арбитражном суде н случае возникновения спо-pois,

разногласий. Оформлены они должны быть безукоризненно. Подписи сторон

контракта должны быть сделаны разборчиво, чтобы можно было однозначно

установить автора подписи. Если текст контракта составлен на нескольких

листах, их необходимо пронумеровать и прошить. В ряде случаев подписывается

каждый лист договора, чтобы исключить заявления недобросо-liecTHbix

партнеров о том, что они не знакомы с тем или иным листом.

Использовать факсимильную связь при подписании контракта следует очень

осторожно, особенно с новыми контрагентами. Обмен факсимильными контрактами

происходит лишь тогда, когда стороны давно и плодотворно сотрудничают. В

арбитражном суде большое значение придается подлинной подписи и синей

(фиолетовой) печати на контрактах.

Подлинный экземпляр договора во избежание возможной потери или хишения

лучше всего хранить в сейфе, а для текущей работы использовать ксерокопию

документа.

Коммерческие контракты (договоры) хранятся 5 лет после истечения срока

договора или выполнения его условий.

Контракты с иностранными партнерами, с учетом разницы в сроках исковой

давности других стран, следует хранить не менее 10 лет. Контракты на

большую сумму или имеющие важное значение могут быть переданы на архивное

хранение.

ТРУДОВОЙ КОНТРАКТ

00.00.00 Новосибирск

№

Открытое акционерное общество (организация) ____________________

Наименование

в лице ______________________________________________________

Должность, Ф.И.О.

именуемое в дальнейшем ОАО, и _______________________________,

Ф.И.О.

именуемый в дальнейшем «Работник», заключили настоящий контракт о

нижеследующем:

1. Работник __________________________________

Ф.И.О. принимается на работу ___________________________

Наименование структурного подразделения по профессии, должности

_________________________

Полное наименование профессии, должности квалификации ________________

__________________

Разряд, квалификационная категория

2. Контракт является: договором по основной работе договором по

совместительству

3. Вид контракта:

— на неопределенный срок (бессрочный)

— на определенный срок _________________________

Указать причину заключения срочного контракта

— на время выполнения определенной работы _____________

Указать какой 4 Срок действия контракта: начало работы ______________

окончание работы ____________

5. Срок испытания: а) без испытания

б) _____________________

Продолжительность испытательного срока

6. Работник должен выполнять следующие обязанности:

____________ Указываются основные характеристики работы и

____________ требования к уровню их выполнения: по объему

____________ производства (работ), качеству выпускаемой про-

___________ дукции (качеству обслуживания), соблюдению

____________ правил по охране 1руда. выполнению смежных ра-

__________ бот в целях обеспечения взаимозаменяемости

____________ или делается ссылка на соответствующие пункты

___________ должностной инструкции. При совмещении профес-

________ сии (работ), выполнении смежных операций дается

__________ перечень этих работ и их объемы.

7. ОАО обязано организовать труд работника, создать условия для безопасного

и эффективного труда, оборудовать рабочее место и соответствии с правилами

охраны труда и техники безопасности. своевременно выплачивать обусловленную

контрактом заработную плату. ______________ Указываются конкретные меры по

организации

______________ производственного процесса, оборудованию ра-

________________ бочего места, подготовке и повышению квали-

______________ фикации работника и созданию других условии

________________ труда.

8. Обязанности ОАО по обеспечению условий работы на рабочем месте с

указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за

тяжёлые, особо тяжёлые работы и работы с вредными, особо вредными или

опасными условиями труда____________________

9. Гарантии согласно Указу Президента Российской Федерации от 21.04-93 №471

«О дополнительных мерах по защите трудовых прав граждан Российской

Федерации» ____________________________

10. Особенности режима рабочего времени:

— неполный рабочий день ____________________________________

- неполная рабочая неделя _____________________________________

- почасовая работа ____________________________________________

11. Работнику устанавливается:

— должностной окдад (тарифная ставка) _______________ руб. в

месяц или _________ руб. за 1 час работы;

— надбавка (доплата и другие выплаты) _______________________

Указать вид доплат, надбавок

___________________________________ руб. (в % к ставке, окладу).

12. Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжительностью:

— основной ____________ рабочих дней

— дополнительный _______ рабочих дней

13. Другие условия контракта, связанные со спецификой труда

14. Юридические адреса и подписи сторон

ОАО

Работник

__________________________ Адрес __________________________

__________________________ ________________________________

__________________________ ________________________________

паспортные данные

Должность, подпись, И.О.Ф. Телефон ________________________

М.П. Подпись, И. О.

Ф.

КОНТРАКТ

07.02.2001

№ 127/14

Москва

купли-продажи офисной мебели

Фирма "Редмес", именуемая в дальнейшем Продавец, в лице генерального

директора Рогова Игоря Николаевича, действующего на основании Устава, с

одной стороны, и фирма _____________, именуемая в дальнейшем Покупатель, в

лице __________________________, действующего на основании

_______________________________________ с другой стороны, заключили

настоящий контракт о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ КОНТРАКТА.

1.1. Продавец продает, а Покупатель покупает офисную мебель

производства швейцарской компании "Wall", именуемую в дальнейшем Товар, на

условиях, определенных настоящим контрактом.

1.2. Количество и ассортимент Товара определяется спецификацией,

прилагаемой к контракту. Товар поставляется Покупателю в разобранном виде,

если стороны не договорились об ином.

2, УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ И РАСЧЕТОВ.

2.1. Поставка Товара производится в течение 3 дней после поступления

денег на расчетный счет или в кассу Продавца, Поставка Товара в пределах

Москвы осуществляется транспортом Продавца и за его счет.

2.2. Все платежи производятся в российских рублях. Сумма платежа,

производимого Покупателем, пересчитывается по курсу ММВБ, установленному на

дату платежа

3.ЦЕНА.

3.1. Продажа Товара производится по ценам Продавца Цена устанавливается

в долларах США и включает стоимость упаковки, маркировки, страховые сборы,

другие сборы и налоги

3.2. Сумма, оплачиваемая Покупателем за Товар, составляет ______

долларов США.

4, КАЧЕСТВО ТОВАРА,

Качество проданного Товара должно соответствовать образцам, каталогу

"Wail" и сертификату качества.

5 УПАКОВКА

Упаковка должна обеспечивать полную сохранность товара, предохранять

его от повреждений при транспортировке с учетом перевалок, а также

предохранять товар от атмосферных воздействий.

6. СДАЧА-ПРИЕМ ТОВАРА.

6.1. Сдача-прием Товара оформляется подписанием Покупателем и Продавцом

акта сдачи-приема при условии полной оплаты полученного Товара и отсутствии

претензий сторон друг к другу.

6.. Право собственности и риски переходят к Покупателю с момента

подписания акта сдачи-приёма.

Рис. 9. Коммерческий контракт (на 2-х страницах)

7. САНКЦИИ.

7.1. За отказ от поставки Товара Продавец возвращает Покупателю все

перечисленные ему платежи за данный Товар, а также выплачивает ему

неустойку в размере 10% стоимости непоставленного Товара.

7.2. В случае обнаружения скрытых дефектов Товара Покупатель имеет

право возвратить Продавцу некачественный Товар и потребовать его замены за

счет Продавца.

7.3. За просрочку поставки или за недопоставку Товара в установленный

срок Продавец уплачивает Покупателю: за просрочку до 10 дней неустойку в

размере 5%, за просрочку свыше 10 дней - неустойку в размере 7,5% стоимости

непоставленного в срок Товара. Уплата неустойки не освобождает Продавца от

обязанности выполнения условий контракта.

8- ФОРС-МАЖОР.

Стороны могут быть освобождены от ответственности за невыполнение

условий контракта в случае наступления форс-мажорных обстоятельств: военных

действий, природных явлений, актов органов власти и управления, влияющих на

выполнение контрактных обязательств. Сторона, пострадавшая от форс-мажорных

обстоятельств, должна в течение 3 дней известить другую сторону о их

наступлении или окончании.

Э. ПОРЯДОК РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ,

Все споры или разногласия по данному контракту подлежат рассмотрению в

арбитражном суде г. Москвы, решение которого становится обязательным для

сторон.

10. СРОК ДЕЙСТВИЯ.

Контракт вступает в силу с даты его подписания обеими сторонами и

действует до полного выполнения ими обязательств по данному контракту,

11 ДРУГИЕ УСЛОВИЯ.

Контракт может быть досрочно расторгнут по взаимному согласию или

инициативе одной из сторон. Сообщение о расторжении должно быть отослано не

позднее 3 дней до предполагаемой даты расторжения.

12, ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И ПОДПИСИ СТОРОН:

ПРОДАВЕЦ ПОКУПАТЕЛЬ

_____________________________ ____________________________

_____________________________ ____________________________

_____________________________ ____________________________

_____________________________ ____________________________

Должность Подпись ИОФ Фамилия Должность Подпись ИОФ

М.П,

М.П.

Страницы: 1, 2