Автоматизированные информационные технологии в учете денежных средств

расходный кассовые ордера) После создания документа его нужно заполнить

здесь указываются следующие параметры: сумма (от кого получено, кому

выдано), корреспондирующий с 50-м счетом. При проведении кассовых

документов автоматически создаются проводки. После этого движение денежных

средств по кассе отражается в стандартных отчетах, предусмотренных в

программе

Приходный кассовый ордер предназначен для оформления поступления

наличных денег в кассу Для заполнения поля «Принято от» может

использоваться справочник сотрудников или справочник контрагентов для

выбора частного лица. При нажатии кнопки «Печать» формируется стандартный

табличный документ системы «1С: Предприятие» (печатная форма приходного

кассового ордера). При проведении документа автоматически формируются

бухгалтерские проводки, отражающие данный документ в бухгалтерском учете.

По дебету выступает 50-й счет.

Расходный кассовый ордер предназначен для оформления выдачи денег из кассы.

При вводе документа указываются данные о лице, которому выдаются деньги из

кассы, сумма и необходимые для отражения документа в бухгалтерском учете

данные. Для заполнения поля «Выдать» может использоваться справочник

сотрудников или справочник контрагентов. При нажатии кнопки «Печать»

формируется стандартный табличный документ системы «1С: Предприятие»

(печатная форма расходного кассового ордера). При проведении документа

автоматически формируются бухгалтерские проводки, отражающие данный

документ в бухгалтерском учете. По дебету выступает указанный пользователем

в накладной корреспондирующий счет, а по кредиту - 50-й.

3.4. Написание руководства пользователю программы

Как начать работу с программой? Как и любую другую операцию в системе

Windows вызов программы можно осуществить разными способами. Наиболее

распространенный отыскать пиктограмму (иконку), обозначающую программу «1С

Бухгалтерия» (ее изображение вы видите в начале абзаца), и дважды щелкнуть

по ней мышью Обычно эта пиктограмма находится в отдельном групповом окне

«1С: Бухгалтерия», куда она помещается автоматически после инсталляции,

хотя программист, работающий на машине, мог переместить ее в любое другое

окно.

В верхней части экрана находился строка заголовка окна. Следующая

строка содержит главное меню программы, под ней расположена линейка

пиктограмм для наиболее часто применяемых функций. И иже этих строк

размещается главное рабочее окно программы. В этом окне в процессе работы с

программой можно раскрывать другие окна - с бухгалтерскими документами, для

ведения диалога и настройки программы, но вначале это окно пустое.

Прежде чем начать знакомство с реализацией профессиональных функций,

рассмотрим основные технические приемы работы с программой.

Программа реализует некоторый набор профессиональных и

вспомогательных функций. Вызов требуемой функции осуществляется следующими

способами:

- путем выбора нужного пункта меню;

-щелчком мыши по пиктограмме или но экранной «кнопке», изображающим

интересующий режим работы,

- нажатием нужной клавиши или комбинации клавиш

Рассмотрим подробнее названные способы общения с программой.

Работа с меню

Меню в программе «1С: Бухгалтерия» - многоуровневое. Первый уровень

меню часто называют «Главным меню», его, мы и видим в верхней части

главного рабочего окна. Оно представляет собой строку с наименованиями

групп режимов. В главное меню можно войти, нажав на клавиатуре клавишу АН

или ПО. После выбора режима в главном меню на экране появится («выпадет»)

зависимое подменю, содержащее перечень доступных функций. Далее выбор

некоторой функции посредством меню мы будем обозначать последовательным

перечислением выбираемых подпунктов, начиная с главного меню, например

«Отчетность - Шахматка». Если некоторый пункт подменю не является конечным,

справа от его катания указывается значок, что свидетельствует о наличии

следующего уровня меню.

Следует помнить, что набор функций в одном и том же подменю может

отличаться в разные моменты работы с программой Так, в главное меню при

работе с экранными формами документов добавляется новый пункт «Действия». В

зависимости от выполняемой работы соответствующее ему подменю содержит

разный набор допустимых действий. Ряд пунктов подменю могут быть записаны

бледным шрифтом; это значит, что выполнение данною действия сейчас

бессмысленно. Например, пытать удалить записи из списка бессмысленно, если

таковые отсутствуют.

Быстро переместится к нужному пункту главного меню или подменю

можно, нажав буквенную клавишу, соответствующую первой буквы названия

данного пункта или букве, выделенной подчеркиванием. Так в пункте главного

меню «Операции» выделена буква «п.», а в пункте «Отчетность» — «т».

Нужный пункт меню или подменю можно быстро выбрать и без клавиатуры

- однократным щелчком мыши.

Технология обработки информации по учету кассовых операций

предусматривает выполнение следующих функций, отраженных в главном меню:

1. настройка системы;

2. обработка справочников;

3. обработка приходящих документов;

4. получение отчетов и справок;

5. печатание платежных документов;

6. сервисные функции и архив.

Настройка системы проводится на конкретное предприятие -проставляются

его реквизиты (наименование предприятия, расчетный счет, адрес и др.),

наименование предприятия в дальнейшем печатается в верхней части выходных

машинограмм.

Справочники (база данных учета) подразделяются на:

• справочники балансовых счетов;

• справочники организаций;

• справочники сотрудников;

• справочники наименований платежных документов;

• справочники назначения платежей.

Справочники разрабатываются до начала расчетов, но могут дополняться в

ходе обработки информации. В справочнике балансовых счетов при обработке

информации по счету 50 необходимо проставить остаток денежных средств в

кассе на начало для проведения расчетов, здесь также проставляются номера

журналов-ордеров и дата начала расчетов. В справочнике организаций

заполняется наименование организации, программно - ее код, если же

предполагается печатание платежных документов на принтере по данной

программе, то по каждой организации проставляются ее реквизиты. Остальные

же справочники заполняются обычно - в диалоговом окне.

Обработка приходящих документов. Выполнение данной функции обеспечивает

ввод в память компьютера информации об исходных документов: кассовых

отчетов и информации первичных документов, приложенных к ним (приходные и

расходные кассовые ордера и другиедокументы по счету 50).

Работа начинается с регистрации остатков денежных средств на конец дня

по каждому кассовому отчету. По каждому первичному документу вводится

следующая информация: N документа, дата выписки, сумма по документу, код

вида операции (приход - 0, расход -1), назначение платежа, корреспонденция

счетов. После ввода данных и разноса сумм необходимо программно проверить

правильность ввода данных.

Особенностью ввода данных с первичных документов в диалоговом режиме

является использование информации справочников: информация справочников

вводится в рабочее окно с использованием функциональных клавиш.

После ввода данных по одному кассовому отчете с его первичных

документов перед началом ввода данных следующих кассовых отчетов,

необходимо проставить дату обработки информации, указанной в первичных

документах.

Есть и некоторые особенности разноса информации по корреспондирующим

счетам: разнос суммы документа по корреспондирующим счетам позволяет

вводить, исправлять, удалять, хранить данные по счетам. Если сумма по

документу отнесена на один счет, то остается ввести только номер счета и

вид назначения платежа. Если же сумма по документу отнесена на разные

счета, то после ввода первого номера счета и вида назначения платежа

необходимо исправить сумму на нужную, после вода данной записи с

использованием функциональной клавиши вводится второй номер счета, вид

назначения платежа и сумма, отнесенная на данный счет. Общая сумма по

документу и сумма по счетам должны совпадать. При выходе их окна происходит

контроль на совпадение сумм, если сумма по документу не совпадает с суммой

по счетам, программа выдаст сообщение и остановит работу в данном окне.

Если суммы совпали, то произойдет выход обратно в окно обработки платежных

документов.

Таким образом производится автоматизация учета кассовых

операций на предприятии.

З.5 Получение выходных, отчетных машинограмм

В результате автоматизированной обработки информации по учету кассовых

операций можно получить следующие машинограммы журналы-ордера №1, ведомости

№1А, расшифровки к журналам-ордерам, расшифровки к ведомостям: по

организациям, по счетам затрат, по дате поступления документов и др.

Для получения журналов и ведомостей необходимо указать месяц, для

получения справки - № счета, вид операции и период. Для получения справки

по организации и материально-ответственному лицу - название организации и

его фамилию, номер счета и название организации могут быть вызваны из

справочника.

Подготовка платежных документов. В полуавтоматическом режиме могут быть

подготовлены следующие документы: платежные поручения, платежные

требования, инкассовое поручение. При этом реквизиты по организациям в

полном объеме должны быть заполнены в справочнике. В этом случае данная

информация выбирается из справочника и заносится в платежный документ. При

формировании платежного документа сумма платежа прописью заполняется

автоматически, после набора числовой суммы. Данные об организации

заполняются сразу при входе в окно формирования соответствующего документа.

Выход в окно печати документов осуществляется из последнего поля нажатием

клавиши «Enter». На стандартный лист бумаги можно вывести два документа.

Выводы и предложения

АИТ в учете приобретают все большее значение. Они позволяют в пределах

функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное

получение данных, необходимых как для ведения оперативного, синтетического

и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской

отчетности, данных, необходимых пользователям для выработки и принятия

решений, а также системного контроля за ходом производственных процессов.

АИТ значительно облегчают работу бухгалтера, позволяют избежать многих

ошибок при работе с документами, составлении баланса, отчетности, при

выполнении различных расчетов. Так запись на счетах бухгалтерского учета,

закрытие бухгалтерских счетов, заполнение главной книги, составление

баланса и других форм отчетности выполняется программно. Выявление

результатов инвентаризации и составление соответствующих ведомостей и

других отчетных регистров бухгалтерского учета (машинограмм) производит

компьютер.

При работе над этой курсовой работой была использована программа фирмы

«1С» «1С: Бухгалтерия». Следует отметить, что начать работать с данной

программой можно практически сразу после ее установки, не представляет

большой сложности также и освоение ее базовых возможностей (процедур

ручного ввода бухгалтерских записей и получения самых необходимых отчетов,

оборотно-сальдовой ведомости, главной книги, шахматногооборотного баланса и

многих других), а наличие мощных инструментальных средств позволяет гибко

приспосабливать программу к автоматическому выполнению массовых расчетов.

При этом указанные средства не только дают возможность изменять отдельные

параметры (коды счетов, субсчетов, аналитических счетов, их названия,

налоговые ставки и т. п.), но и позволяет достаточно описать и

модифицировать правила выполнения расчетов, что повышает эффективность

использования программы на конкретном предприятии.

Список использованной литературы

1. Брат а В.В. «Компьютеризация бухгалтерского учета», учеб, пособие М.:

Финансы и С1а1ис1ика. 1994.

2. Бабаева З.Д., Терекова В.А., Рендухов И.М.. Шеина Т.Н. «Бухгалтерский

учет: задачи и вопросы»; Учеб. пособие - М/ Финансы и статистика, 1994

3. Информационные системы в экономике // под ред. В.В. Дика М : Финансы и

статистика, 1998.

4. Камышанов П.И. Практическое пособие но бухгалтерскому учету. -М.:

Экономика, 1995.

5. Козлова Н.П., Парашутин Н.В., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н,

Бухгалтерский учет. - М.. Финансы и статистика, 1995.

6. «Компьютерные технологии обработки информации» // под ред. Назарова С.В.

М/ Финансы и статистика, 1995.

7. Новикова В Компьютерный учет и групповые операции // Бухгалтерский

уче1, 1998. №2.

8 Основы компьютерной бухгалтерии: Учебный практикум по ведению

бухгалтерского учета в «1С:ухгалтерии-Проф 6.0 для Windows». -М.:

КомпьютерПресс, 1997.

9. Пахалко О. Составляющие информационной системы иредприя1ия // Экономика

и жизнь, 1997г. №14.

10.Программные продукты БЭСТУ/ Экономика и жизнь, 1997. №7.

И.Семенов М.И., Лойко В.И.. Барановская Т.П. Автоматизированные

информационные технологии в экономике: Учебное пособие для агрономических

специальностей вузов/Под общей ред. И.Т. Трубилина. -Краснодар: изд.

КубГАУ, 1998.

Выводы и предложения

Важнейшим фактором повышения эффективности производства в любой

отрасли, в том числе и в сельском хозяйстве, является улучшение управления.

Совершенствование форм и методов управления происходит па основе

достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики,

занимающейся изучением законов, методов и способов накапливания, обработки

и передачи информации с помощью ЭВМ и других технических средств Методы и

средства информатики реализуются в виде автоматизированных информационных

технологий (АИТ), называемых также новыми или современными.

В мире наступил такой период, когда производственный потенциал я

научный уровень общества определяется суммарной мощностью ЭВМ и

технологическим совершенством переработки с их помощью информации

Вооружить человека принципиально новыми орудиями производства и

технологиями, усиливающими его возможности по обработке информации -

важнейшая технико-экономическая задача, которая требует ускоренного

развития индустрии информатики. При этом возникают новые, еще не

устоявшиеся в научной литературе понятия „информационная экономика",

„информационные ресурсы" и т. д.

Национальные „информационные ресурсы" - эго новая экономическая

категория. Информация становится таким же ресурсом, как материал и энергия,

и, следовательно, но отношению к этому ресурсу должны быть сформулированы

те же критические вопросы. Кто им владеет?, Кто в нем заинтересован?.

Насколько он доступен?, Возможно ли его коммерческое использование?.

В течение всей предшествующей XX веку истории развития человеческой

цивилизации основным предметом труда оставались материальные объекты.

Деятельность за пределами материального производства и обслуживания, как

правило относилась к категории непроизводственных затрат.

В конце XX века впервые в истории человечества основным предметом

труда в общественном производстве промышленно развитых стран становится

информация. Возникли (енденции неуклонною перекачивания трудовых ресурсов

из сферы материальною производства в информационную сферу, что является

сейчас наиболее заметным симптомом, который получил название

"информационный кризис".

В настоящее время молено указать на два различных фактора,

убедительно свидетельствующих о начале перехода промышленно развитых стран

па качественно новый этап технологического развития, который принято

называть веком информации и новых информационных технологий.

1) время удвоения объема накопленных научных знаний составляет 2-3

года (в 1900 - 50 лет, 1950 - 10 лет, 1970-5 лет);

2) материальные затраты на хранение, передачу и переработку информации

превышают аналогичные расходы на энергетику.

По данным ЮНЕСКО, в настоящее время уже более половины всего

занятого населения наиболее индустриально развитых стран принимают участие

в процессе производства и распространения информации.

Как известно, большая часть усилий людей, занятых в информационном

секторе, имеет своей целью управление людьми и машинами в ходе трудового

процесса, однако усложнение трудового процесса вызывает трудности

управления при обработке информации вручную.

Программа «1С Бухгалтерия», как мне кажется, является одной из самой

лучших и удобных бухгалтерских программ. Но, как и все программы, она имеет

некоторые недостатки. Если данная программа настроена для работы на данном

предприятии, то она очень удобна в пользовании, а если нет, то далеко не

каждый сможет «набить» ее первичными данными, а тем более наш средний

бухгалтер (женщина средних лет. которая с трудом передвигает мышку двумя

пальцами). Поэтому очень часто приходится вызывать программиста, который

настроит для предприятия программу.

Страницы: 1, 2, 3