Аудит учета расчетов с подотчетными лицами

2. Приказ об учётной политике организации;

2. Описание альтернативных учетных решений, выбор которых предоставлен

экономическому субъекту Законом о бухгалтерском учете, Положением о

бухгалтерском учете и отчетности, отражаемых в учетной политике;

3. Первичные документы по разделу учета;

4. Регистры синтетического и аналитического учета и отчетность;

5. Классификатор возможных нарушений;

6. Вопросник аудитора для составления программы проверки;

7. Методы сбора аудиторских доказательств, применяемые при проверке;

8. Описание контрольных процедур.

Проверка, осуществляемая традиционным способом, включает выполнение

положений, приведенных в первых четырех пунктах методики. Последующие

пункты методики целесообразно использовать, если к работе привлекаются

ассистенты.

Перечень основных нормативных документов включает законы, положения по

бухгалтерскому учету, методические указания, инструкции ГНС и др., которыми

должен руководствоваться аудитор при проверке соответствующего раздела

учета.

Описание альтернативных учетных решений, выбор которых предоставлен

экономическому субъекту, предполагает описание различных вариантов таких

решений, что позволит аудитору при необходимости сравнить их с вариантом,

применяемым клиентом, и выполнить необходимый анализ или дать рекомендации

по улучшению ведения учета.

Перечень первичных документов приводится по каждому разделу учету, что

позволяет аудитору сделать вывод о состоянии этапа регистрации в первичном

учете (применяются ли типовые формы первичных документов, как оформлены

документы и др.).

Регистры аналитического и синтетического учета и отчетности представляют их

описание для соответствующих форм счетоводства (журнально-ордерный,

мемориально-ордерный, журнальной формы, журнал-главная, упрощенной и др.)

Наличие перечня регистров позволяет аудитору определить их соответствие у

клиента общепринятым и при необходимости сделать соответствующие

рекомендации.

Отчетность должна включать соответствующие формы (баланс по форма № 1,

отчет о финансовых результатах по форме № 2 и др.)

Классификатор возможных нарушений содержит наиболее часто встречающиеся

нарушения по соответствующим разделам учета. Так, например, для аудиторской

проверки кассовых операций можно предположить следующую классификацию

нарушений: прямое хищение, присвоение поступивших денежных средств,

излишнее списание денег по кассе и др.

Вопросник аудитора для составления программы проверки содержит необходимые

вопросы, которые необходимо включить в план проверки. Эти вопросы

направлены на выявление возможных нарушений в организации учета, оформлении

документов, дополнении отчетности, внутреннего контроля. Вопросники

целесообразно составлять в виде таблиц с вариантами ответов и выводов.

Методы сбора аудиторских доказательств, применяемые при проверке, являются

типовыми.

Используются восемь основных методов:

наблюдение за инвентаризацией или участие в ней,

наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций,

устный опрос,

получение письменных подтверждений,

проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц,

проверка документов клиента,

проверка арифметических расчетов,

проведение анализа.

Описание контрольных процедур для выявления возможных нарушений или

злоупотреблений по соответствующему разделу учета.

Все процедуры строятся по единой схеме и включает в себя:

наименование контрольной процедуры;

цель проведения контрольной процедуры;

перечень средств (первичные документы, регистры аналитического и

синтетического учетов клиента, нормы, нормативы и различная справочная

информация), необходимых для выполнения процедуры;

описание техники исполнения процедуры;

описание формы представления результатов проведенной процедуры ведущему

аудитору.

Все процедуры снабжены классификационными номерами, позволяющими делать

ссылки на них в программе аудиторской проверки у конкретного клиента.

Классификационный номер содержит название раздела бухгалтерского учета и

три цифровых знака. Классификационный номер строится по серийно-порядковой

системе:

первый знак – номер нарушения по классификации нарушений;

второй знак – номер разновидности нарушения;

третий знак – порядковый номер контрольной процедуры для выявления данного

нарушения.

Таков подход к разработке положений методики проведения проверок с участием

ассистента. Разработка практических методик для проверки каждого раздела и

объекта учета – дело весьма трудоемкое. В данной работе по описанной выше

схеме будет в качестве примера разобрана методика проверки учета расчетов с

подотчетными лицами.

Методика проверки учета расчетов с подотчетными лицами

Перечень нормативных документов

1. Федеральный закон от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"

(с изменениями от 23 июля 1998 г.).

2. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 7.04.88 г. N 62 "О

служебных командировках в пределах СССР".

3. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утверждено

решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. N 40) (ред. от

26.02.96 г.).

4. Налоговый кодекс Российской Федерации часть первая от 31 июля 1998 г. N

146-ФЗ (с изменениями от 30 марта, 9 июля 1999 г., 2 января, 5 августа 2000

г., 24 марта 2001 г.) и часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ

(с изменениями от 29 декабря 2000 г., 30 мая 2001 г.)

5. Письмо Минфина России от 6.10.92 г. N 94 "Нормы и нормативы на

представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и

переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями,

регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции

(работ, услуг), и порядок их применения" (в ред. письма Минфина России от

29.04.94 г. N 56, приказа Минфина России от 19.10.95 г. N 115).

6. Инструкция Госналогслужбы России от 29.06.95 г. N 35 "По применению

Закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц" (в ред.

изменений и дополнений Госналогслужбы России N 1 от 1.09.95 г., N 2 от

2.04.96 г., N 3 от 11.07.96 г., N 4 от 27.03.97 г., N 5 от 8.12.97 г., N 6

от 26.02.98 г.).

7. Указ Президента Российской Федерации от 23.05.94 г. N 1006 (в ред. от

6.01.98 г.) "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному

внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей".

8. Письмо Банка России от 29.09.97 г. N 525 "Об установлении предельного

размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между

юридическими лицами", принятое в соответствии с Федеральным законом от

2.12.90 г. N 394-1 (ред. от 28.04.97 г.).

9. Приказ Минфина России от 13.06.95 г. N 49 "Об утверждении Методических

указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".

10. Постановление Госкомтруда СССР от 25.12.74 г. N 365 (в ред. от 20.08.92

г.) "Об утверждении Правил об условиях труда советских работников за

границей" (с изменениями и дополнениями).

11. Письмо Минтруда России, Минфина России от 17.05.96 г. N 1037-ИХ "О

порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные

командировки за границу".

12. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв.

Минфином СССР 29.07.83 г. N 105).

13. Письмо Минфина России от 27.07.92 г. N 61 (ред. от 27.05.96 г.) "Об

изменении норм возмещения командировочных расходов с учетом изменения

индекса цен".

14. Письмо Минфина России от 16.12.93 г. N 11-02-49 (ред. от 29.03.96 г.)

"О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на

территории иностранных государств".

15. Письмо Минфина России от 26.04.93 г. N 52 (ред. от 1.08.94 г.) "О

нормах возмещения расходов при краткосрочных загранкомандировках".

16. Письмо Минфина России от 24.09.93 г. N 110 "О нормах возмещения

командировочных расходов в инвалюте".

17. Письмо Минфина России от 27.12.96 г. N 110 "О размерах выплаты суточных

при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран" (с

изменениями и дополнениями).

18. Альбом унифицированных форм первичной документации по учёту кассовых

операций от 18 августа 1998 года №88.

Документы, подлежащие проверке

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной

стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег

из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с

подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с

подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например,

операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по

движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке

необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам

учета [4].

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при

проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

Приказ об учетной политике.

Авансовые отчеты.

Журнал регистрации авансовых отчетов.

Приказы о направлении работников в командировку.

Список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы.

Сметы представительских расходов.

Приказы об утверждении смет представительских расходов.

Заявления на выдачу денег из кассы.

. Документы, подтверждающие произведенные расходы (товарные, кассовые

чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные удостоверения,

проездные билеты, счета гостиниц).

Журнал регистрации командировок.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными

лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и

отчетности:

балансе предприятия (форма № 1) (стр. баланса 236 – прочая дебиторская

задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр.

628 – прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после

отчетной даты);

отчете о движении денежных средств (форма № 4);

главной книге;

журнале-ордере № 7, объединяющем в себе аналитический и синтетический

учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы

счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов

с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы

счетоводства.

Взаимосвязь между регистрами бухгалтерского учета и проверяемыми первичными

документами

1. Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы

предприятия, путем сличения данных ж/о N 1 и ж/о N 7 за каждый месяц.

2. Проверяется соответствие сальдо по счету 71 "Расчеты с подотчетными

лицами" (ж/о N 7) и данных Главной книги за каждый месяц.

3. Сопоставляется месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу

по ж/о N 7 с соответствующим итогом по ведомости к ж/о N 1.

4. Проверяется соответствие данных о выданных подотчетных суммах,

отраженных в ж/о N 7 и ж/о N 1, данным за отчетный период по форме N 4

приложения к балансу.

5. Сопоставляются месячные обороты по кредиту счета 71 "Расчеты с

подотчетными лицами", отражающие расходы, отнесенные в дебет счетов 08, 10,

26, 41, 91, и т.п. с записями в Главной книге по дебету соответствующих

счетов.

6. Проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных

документах суммам, отраженным в авансовых отчетах.

7. Проверяется соответствие аналитических данных ж/о N 7 (в разрезе

подотчетных лиц) с представленными проверке авансовыми отчетами за

конкретный период.

Проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

Аудитору следует ознакомиться с материалами инвентаризации. При этом

следует иметь в виду, что инвентаризация проводится силами заказчика в

установленные учетной политикой сроки в соответствии с приказом Минфина

России от 13.06.95 г. N 49 "Об утверждении методических указаний по

инвентаризации имущества и финансовых обязательств".

Для оформления инвентаризации применяются формы первичной учетной

документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств согласно

приложениям N 6 - 18 к Методическим указаниям либо формы, разработанные

министерствами, ведомствами.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке

обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Общие положения по организации учета расчетов с подотчетными лицами, на

которые необходимо обратить внимание аудитору

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам

предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные

расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также

на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место

практически на каждом предприятии и весьма разнообразны [8]:

приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет,

канцелярских товаров;

оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

расходы на командировки по территории РФ и за границу;

представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы

предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с

подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки

является достаточно трудоемким. Сами операции достаточно однообразны, а

методы и процедуры проверки просты.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, и

поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.

Классификация возможных нарушений при ведении операций по расчетам с

подотчетными лицами

Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия

установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть

классифицированы следующим образом [4]:

1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:

1.1. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в

соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги

на хозяйственно-операционные расходы;

1.2. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся

работниками предприятия;

1.3. Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее

полученным авансам;

1.4. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые

они были выданы;

1.5. Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:

2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в

командировку;

2.2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте

пребывания в командировке;

2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх

установленных норм;

2.5. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах

норм и сверх норм.

3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных

расходов:

3.1. Нарушение порядка удержания подоходного налога с сумм превышения

командировочных расходов сверх установленных норм;

3.2. Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах

командировочных расходов.

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг

подотчетными лицами:

4.1. Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от

стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в

розничной торговой сети;

4.2. Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости

материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у

изготовителей, в оптовой торговле.

5. Нарушения порядка учета представительских расходов:

5.1. Несоответствие фактического размера представительских расходов

утвержденной смете;

5.2. Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах

норм и сверх норм.

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными

лицами

6.1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов

с подотчетными лицами;

6.2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

6.3. Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7

“Расчеты с подотчетными лицами” или других регистрах.

Составление программы проверки расчетов с подотчетными лицами. Методы сбора

аудиторских доказательств, применяемых при проверке

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении

расчетов с подотчетными лицами для аудитора являются:

отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия

списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в

кассе под отчет;

отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу

наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения

определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;

задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;

списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков

исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за

счет использования чистой прибыли;

отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских

расходов;

отсутствие оправдательных документов или наличие документов

неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица,

утверждающей авансовые отчеты;

выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без

соответствующего основания.

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается

на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7