Аудит с подотчетными лицами

со сверхнормативных суточных необходимо начислить взносы в Пенсионный фонд,

Фонд обязательного медицинского страхования и Фонд занятости населения.

В нарушение Налогового кодекса РФ для целей налогообложения учет

командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.

В нарушение ПОЛОЖЕНИЯ О СОСТАВЕ ЗАТРАТ ПО ПРОИЗВОДСТВУ И РЕАЛИЗАЦИИ

ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), ВКЛЮЧАЕМЫХ В СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ,

УСЛУГ), И О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ ФИНАНСОВЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ, УЧИТЫВАЕМЫХ ПРИ

НАЛОГООБЛОЖЕНИИ ПРИБЫЛИ (утверждено ПОСТАНОВЛЕНИЕМ Правительства РФ от

05.08.92 N 552) сметы представительский расходов не разрабатываются и не

утверждаются руководителем предприятия.

В нарушение Налогового кодекса РФ для целей налогообложения учет

представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.

В нарушение ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ выдача денег под отчет на

расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах,

превышающих необходимые.

3.1.2. Контрольные процедуры для выявления

возможных нарушений

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о

состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный

вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на

основании которых он в последствии определит достоверность отчетных данных.

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений

разработан определенный набор контрольных процедур. Основными контрольными

процедурами являются:

Процедура 1.1.1 — проверка соответствия подотчетных лиц, получающих

наличные деньги их кассы на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на

это право, утвержденному руководителем предприятия.

Процедура 1.1.2 — проверка получения подотчетных сумм денежных средств

лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

Процедура 1.1.3. — проверка соответствия фактического расходования

подотчетных сумм целям на которые они выданы.

Процедура 1.1.4. — наличие подотчетных лиц в штате предприятия.

Процедура 1.1.5. — проверка правильности списания подотчетных сумм за счет

чистой прибыли предприятия. В случаях, когда решением руководителя

предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет

чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых,

решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных

сумм удержан подоходный налог, а также начислены все соц. фонды.

Процедура 2.1.1 — проверка полноты оправдательных документов по

командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

Процедура 2.1.2. — проверка наличия приказов о направлении работников в

командировку.

Процедура 2.1.3 — проверка правильности возмещения командировочных

расходов. Нормы возмещения командировочных расходов определены:

ПИСЬМОМ Минфина РФ от 27.07.92 N 61 (ред. от 27.05.96) "ОБ ИЗМЕНЕНИИ НОРМ

ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ С УЧЕТОМ ИЗМЕНЕНИЯ ИНДЕКСА ЦЕН" — в

пределах РФ — суточные (22 руб.), расходы по найму жилья (145 руб.; без

документов — 4,5 руб.);

ПИСЬМОМ Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 29.03.96) и ПИСЬМОМ

Минфина РФ от 26.04.93 N 52 (ред. от 01.08.94) — соответственно суточные и

расходы по найму жилья при загранкомандировках (в зависимости от страны);

ПИСЬМО Минфина РФ от 27.12.96 N 110 "О РАЗМЕРАХ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ ПРИ

КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ РЯДА ЗАРУБЕЖНЫХ СТРАН" — нормы

суточных при командировках во все страны — бывшие республики СССР.

Процедура 2.1.4. — проверка правильности ведения учета командировочных

расходов в пределах норм и сверх норм.

Процедура 2.2.1 — проверка удержания подоходного налога с сумм превышения

командировочных расходов сверх установленных норм. Кроме того, со

сверхнормативных расходов начисляют взносы в Пенсионный фонд, Фонд

обязательного медицинского страхования и в Фонд занятости населения (в Фонд

социального страхования отчисления не производятся). При оплате работникам

расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и ее пределы,

в облагаемый доход работника не включаются:

суточные в пределах норм, установленных законодательством;

расходы по найму жилья в пределах норм;

фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд

до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и

комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах

отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз

багажа, пользование постельными принадлежностями в поезде, расходы по

получению загранпаспорта и виз, прописке загранпаспорта, а также по обмену

чека в банке не наличную иностранную валюту.

Процедура 2.2.2 — проверка правильности выделения НДС в сумме

командировочных расходов. Суммы НДС выделяют по

проезду к месту служебной командировки и обратно;

затратам на пользование в поездах постельными принадлежностями;

хранению багажа;

расходам по найму жилого помещения в пределах норм.

Процедура 3.1.1 — проверка правильности отражения в учете НДС по

приобретенными подотчетным лицами материальным ценностям. НДС выделяется и

относится на счет 19 лишь при покупке ТМЦ у организаций оптовой торговли

при наличии приходного кассового ордера, накладной и счета-фактуры с

выделенной отдельной строкой НДС (ИНСТРУКЦИЯ Госналогслужбы РФ от 11.10.95

N 39 (ред. от 29.12.97) "О ПОРЯДКЕ ИСЧИСЛЕНИЯ И УПЛАТЫ НАЛОГА НА

ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ"). При покупки ТМЦ в розничной торговой сети суммы

НДС не выделяются и относятся на себестоимость вместе с их стоимостью.

На многих предприятиях независимо от того, у какой организации

приобретены материальные ценности, только на основании того, что они

приобретены за наличный расчет, НДС не выделяется и вместе со стоимостью

материальных ценностей списывается на издержки производства, что приводит к

их завышению и соответственно занижению налогооблагаемой прибыли.

Процедура 4.1.1 — проверка соответствия фактических размеров

представительских расходов сметам. Представительские расходы — это затраты

предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий,

организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с

целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также

участников, прибывших на заседание совета (правления) предприятия и

ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты,

связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого

аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным

обеспечением, посещением культурно зрелищных мероприятий, буфетным

обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы,

оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ,

услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем

предприятия, которые не должны превышать нормативно утвержденных норм (0,5

% от объема реализации (при реализации до 2 млн. руб. в год), и только при

наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны

дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список

приглашенных с обоих сторон (ПИСЬМО Минфина РФ от 06.10.92 N 94 (ред. от

19.10.95) "НОРМЫ И НОРМАТИВЫ НА ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ, РАСХОДЫ НА

РЕКЛАМУ И НА ПОДГОТОВКУ И ПЕРЕПОДГОТОВКУ КАДРОВ НА ДОГОВОРНОЙ ОСНОВЕ С

УЧЕБНЫМИ ЗАВЕДЕНИЯМИ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ РАЗМЕР ОТНЕСЕНИЯ ЭТИХ РАСХОДОВ НА

СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), И ПОРЯДОК ИХ ПРИМЕНЕНИЯ").

Процедура 4.1.2 — проверка правильности ведения аналитического учета

представительских расходов в пределах и сверх норм.

Процедура 5.1.1 — проверка правильности выведения остатков на конец

отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность

подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть

показана в регистрах учета развернуто.

Процедура 6.1.1 — проверка соответствия записей в авансовых отчетах и

журнале-ордере № 7.

3.1.3. Проверка документов по расчетам с подотчетными

лицами по форме

Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме

осуществляется аудитором с использованием специальной карточки, приведенной

в Приложении 3.

При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно

выявить пять одинаковых нарушений чтобы сделать вывод о значительном

распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно

опустить.

Для проверки правильности отражения операций по расчетам с

подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и

отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета.

Схема такого анализа приведена ниже в Приложении 4.

Взаимоувязка аналитический и синтетический данных учета будет зависеть

от формы ведения учета на предприятии. Допустим применяется

компьютеризованная форма учета, следовательно необходимость в блоках № 4 и

5 схемы исчезает, поскольку расчет данных по синтетическим счетам и

формирование оборотно-сальдовой ведомости производится автоматически

бухгалтерской программой. В данном случае надо сосредоточить внимание на

правильности занесения проводок по расчетам с подотчетными лицами в ЭВМ, а

также правильность составления формы № 1 «Бухгалтерский баланс» на основе

машинограммы «Оборотно-сальдовая ведомость» за отчетный период.

(Бухгалтерская программа «1С:Бухгалтерия» позволяет автоматически по данным

журнала хозяйственных операций формировать готовую форму № 1, однако в этом

случае лучше с удвоенной внимательностью сверить данные Баланса с данными

оборотной ведомости, поскольку Баланс будет формироваться верно лишь после

тщательной отладки алгоритма этой процедуры и соблюдения определенных

правил отражения операций.)

3.1.4. Проверка расчетов с подотчетными лицами по содержанию

При проверке расчетов по содержанию аудитору следует помнить следующие

ключевые моменты.

Предельные сроки командировки. В соответствии с п.1 ИНСТРУКЦИИ Минфина

СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ

В ПРЕДЕЛАХ СССР" служебной командировкой признается поездка работника по

распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую

местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной

работы (кроме служебных поездок работников, работа которых протекает в пути

или носит разъездной либо подвижной характер). Максимальные сроки

командировки работников устанавливаются п.4 Инструкции — 40 дней (не считая

времени нахождения в пути), а минимальные сроки не установлены.

При загранкомандировках таких ограничений нет, однако начиная 61 дня

нахождения работника в командировке суточные ему будут начисляться по

ставкам, установленным для работников загранучреждений РФ при командировках

в пределах государства, где находится загранучреждение (ПИСЬМО Минфина РФ

от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 29.03.96) "О РАЗМЕРАХ И ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ

СУТОЧНЫХ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ ИНОСТРАННЫХ

ГОСУДАРСТВ").

Отнесение командировочных расходов на затраты производства. Для того,

чтобы командировка была правильно оформлена необходимы документы:

внутренний приказ директора о направлении в командировку;

авансовый отчет с приложением документального подтверждения расходов;

утвержденный директором отчет о командировке, закрытое командировочное

удостоверение.

Нельзя считать командировочными расходы лиц, работающих на предприятии

по договору подряда. Договор подряда относится к числу гражданско-правовых

договоров, и его действие регулируется нормами гражданского права.

Следовательно, на лиц, заключивших договор подряда, не распространяется

законодательство о труде. В связи с этим командировочные расходы граждан,

работающих по договору подряда, не относятся к числу компенсационных

выплат, предусмотренных ст.116 КЗоТ РФ, а являются доходом, подлежащим

налогообложению в общепринятом порядке.

Отнесение на затраты транспортных расходов, связанных с командировкой.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций работнику

компенсируются только транспортные расходы по проезду до места командировки

и обратно. Транспортные расходы, производимые работником в процессе

нахождения в командировке могут быть компенсированы только по приказу

руководителя с отнесением за счет чистой прибыли предприятия.

Пересчет расходов по загранкомандировкам в рубли. В соответствии с

ПОЛОЖЕНИЕМ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ "УЧЕТ ИМУЩЕСТВА И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ

ОРГАНИЗАЦИИ, СТОИМОСТЬ КОТОРЫХ ВЫРАЖЕНА В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ" (утверждено

ПРИКАЗОМ Минфина РФ от 13.06.95 N 50) расходы в иностранной валюте

пересчитываются в рубли по курсу ЦБ, установленному на дату составления

авансового отчета, а не на дату фактического расходования средств

подотчетным лицом.

3.2. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными

лицами

Нередко в организациях допускаются ошибки в расчетах с подотчетными

лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия

контроля за расчетами с работниками. Основные нарушения (злоупотребления,

хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов

с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм

1.1. Отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок

выдачи работникам подотчетным средств;

1.2. В приказе о порядке выдачи подотчетных средств не

установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет,

или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их

возращения;

1.3. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц,

которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут

быть выданы деньги и хозяйственно-операционные расходы;

1.4. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не

являющимся работниками предприятия;

1.5. Выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее

выданным авансам;

1.6. Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли

предприятия;

1.7. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям,

на которые они были выданы;

1.8. Допускается передача полученных под отчет наличных денег

одним работником другому;

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов

2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников

в командировку;

2.2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте

пребывания в командировке;

2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх

установленных норм;

2.5. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в

пределах норм и сверх норм;

3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных

расходов

3.1. Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления

фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения

командировочных расходов сверх установленных норм;

3.2. Некорректное выделение налога на добавочную стоимость в

суммах командировочных расходов;

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ,

услуг подотчетными лицами

4.1. Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем

от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный

расчет в розничной торговой сети;

4.2. Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от

стоимости материальных ценностей, приобретенный через подотчетных

лиц у изготовителей, в оптовой торговле;

5. Нарушения порядка учета представительских расходов

5.1. Несоответствие фактического размера представительский

расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);

5.2. Отсутствие учета представительский расходов в пределах норм

и сверх норм;

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с

подотчетными лицами

6.1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по

операциям расчетов с подотчетными лицами;

6.2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

6.3. Журнал-ордер № 7 ведется не по каждому подотчетному лицу и

выданной сумме одновременно;

6.4. Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере

№ 7 или других регистрах;

7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов

Рассмотрим подробнее ряд допускаемых организациями ошибок при выдаче

денег под отчет и контроле за их использованием.

Нарушение: неправильный порядок выдачи денег под отчет.

Нарушения данного вида возникают вследствие несоблюдения основных

принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций.

Страницы: 1, 2, 3