Аудит расчетов с подотчетными лицами

превышающей тысячекратный установленный законом размер минимальной месячной

оплаты труда, организация должна удержать подоходный налог.

Кроме того, по мнению Госналогиснпекции по г. Москве (письмо от 1

марта 1995 г. № 11-13/3206), стоимость горюче-смазочных материалов

относится на издержки производства и обращения организации только при

условии их приобретения непосредственно самой организацией, в том числе при

оплате наличными деньгами через подотчетных лиц, выданных в установленном

порядке.

Заключение

В результате проделанной работы была раскрыта тема аудита расчетов с

подотчетными лицами. Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится на

основе первичных документов по расчетам с подотчетными лицами. Основными

документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов

с подотчетными лицами, являются: авансовые отчет; приказы о направлении

сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии

загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым

разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских

расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов;

оправдательные первичные документы.

В работе также были проанализированы различные методы получения

аудиторских доказательств при аудиторской проверке расчетов с подотчетными

лицами для выявления типичных ошибок, допускаемых в данной области

бухгалтерского учета. К таким методам относятся: наблюдение или участие в

инвентаризации; наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских

операций; устный опрос; получение письменных подтверждений; проверка

документов, полученных клиентом от третьих лиц; проверка документов,

подготовленных на предприятии клиента; проверка арифметических расчетов;

анализ.

Были изучены методики проведения аудиторской проверки расчетов с

подотчетными лицами, предлагаемые такими авторами, как В.И. Подольский,

Н.П. Барышников и Р.А. Алборов. Применение данных методик имеет целью

выявление допускаемых в организациях нарушений бухгалтерского учета

расчетов с подотчеными лицами, в результате чего аудитор может дать

руководству организации соответствующие советы и разъяснения по исправлению

и предупреждению в будущем допущенных нарушений.

Изучение типичных ошибок, допускаемых на предприятих при расчетах с

подотчетными лицами позволяет утверждать, что большниство таких ошибок

происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате

небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками.

Основными ошибками, допускаемыми организациями являются несоблюдение

порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с

подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех

обязательных реквизитов первичных документов; расчет с другими юридическим

лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих

установелнные лимиты и другие.

Зачастую в результате указанных нарушений на затраты списываются

необоснованные суммы, занижается налогооблагаемый доход, происходит скрытие

платежей по социальному страхованию и обеспечению, транспортному налогу.

Литература:

1. "Нормы и нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на

подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными

заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость

продукции (работ, услуг), и порядок их применения". Письмо Минфина РФ от

06.10.92 N 94 (ред. от 19.10.95)

2. «О бухгалтерском учете». Федеральный закон от 21.11.96 N 129-ФЗ

3. "О нормах возмещения расходов при краткосрочных загранкомандировках".

Письмо Минфина РФ от 26.04.93 N 52 (ред. от 01.08.94)

4. "О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников

предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных,

наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также

за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым

методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории

Российской Федерации". Постановление Минтруда РФ от 29.06.94 N 51 (ред.

от 15.06.95)

5. "О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование

постельными принадлежностями в поездах". Письмо Минфина РФ от 12.05.92 N

6. "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные

командировки за границу". Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N

1037-ИХ

7. "О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость".

Инструкция Госналогслужбы РФ от 11.10.95 N 39 (ред. от 29.12.97)

8. “О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты

командировочных расходов”. Положение ЦБР от 25.06.97 № 62

9. "О предельных нормах возмещения расходов по найму жилого помещения при

краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран". Письмо

Минфина РФ от 13 февраля 1997 г. N 14

10. "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на

территории ряда зарубежных стран". Письмо Минфина РФ от 27.12.96 N 110

11. "О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках

на территории иностранных государств". Письмо Минфина РФ от 16.12.93 N 11-

02/49 (ред. от 29.03.96)

12. "О служебных командировках в пределах СССР". Инструкция Минфина СССР,

Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62

13. "Об изменении норм возмещения командировочных расходов с учетом

изменения индекса цен". Письмо Минфина РФ от 27.07.92 N 61 (ред. от

27.05.96)

14. "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в

Российской Федерации между юридическими лицами". Указание ЦБ РФ от

07.10.98 N 375-У

15. "Об утверждении правил об условиях труда советских работников за

границей". Постановление Госкомтруда СССР от 25.12.74 N 365 (ред. от

20.08.92)

16. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности

предприятий и инструкция по его применению, утвержден ПРИКАЗОМ Минфина

СССР от 01.11.91 N 56 (ред. от 17.02.97)

17. "По применению закона Российской Федерации "О подоходном налоге с

физических лиц". Инструкция Госналогслужбы РФ от 29.06.95 N 35 (ред. от

08.12.97)

18. Положение о составе затрат по производству и реализации продукции

(работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о

порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при

налогообложении прибыли (утверждено постановлением Правительства РФ от

05.08.92 N 552 (ред. от 31.12.97)

19. Порядок ведения кассовых операций в российской федерации. Утвержден

Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993

г. N 40

20. «Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена

в иностранной валюте». Положение по бухгалтерскому учету (утверждено

приказом Минфина РФ от 13.06.95 N 50)

21. Алборов Р.А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК:

Учебно-практическое пособие. — М.: Дело и сервис, 1998. — 464 с.

22. Аудит: Учебник/ Под ред. Подольского В.И. — М.: Аудит, 1997. — 432 с.

23. Барышников Н.П. Организация и методика проведения общего аудита. — 4

изд., перераб. и доп. — М.: ФИЛИНЪ, 1998. — 528 с.

24. Бухгалтеру и аудитору: Справочное пособие, Т.1,2 — СПб, 1997

25. Воронов В.В. и др. Общий аудит. Законодательная и нормативная база,

практика, рекомендации и методика осуществлени — М.: Международная школа

управления «Интенсив» РАГС, Издательство «ДИС», 1997 г. — 544 с.

26. Камышанов П.И. Практическое пособие по аудиту — 2-е изд. М.: ИНФРА,

1998

27. Кирилишин И.М. Расчеты по командировкам. Анализ типичных ошибок и

нестандартных ситуаций// Главбух — 1994 — № 9

28. Клонотовская С.Г., Чепуренко А.В. Актуальные вопросы учета и

налогообложения расходов по загранкомандировкам// Главбух -–1997 — № 8

29. Максимова Л.Н. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с

подотчетными лицами// Главбух — 1998 — № 9

30. Сотникова Л. Аудит хозяйственных операций: методы и процедуры// Аудит и

налогоообложение — 1997 — № 8

31. Талье И.К и др. Операции по счетам 71 и 73 — М.: Информационно-

издательский дом «ФИЛИНЪ», 1996. — 112 с.

Приложение 1

Таблица 1.

Методы контроля для выявления типичных нарушений расчетов

с подотчетными лицами

| |Основные виды нарушений, допускаемых при |Метод сбора аудиторских |

| |ведении кассовых операций |доказательств |

| | |1 |2 |3 |4 |5 |6 |7 |8 |

|1 |2 |3 |4 |5 |6 |7 |8 |9 |10|

|1.3.|Выдача денежных средств лицам, не | | | | | | | | |

| |предприятию могут быть выданы деньги на | | | | | |+ | | |

|1.4.|Выдача денежных сумм из кассы под отчет | | | | | | | | |

| |лицам, не являющимся работниками | | | | | |+ | | |

|1.5.|Выдача денег под отчет лицам, не | | | | | | | | |

| |отчитавшимся по ранее полученным авансам | | | | | |+ | | |

|1.7.|Несоответствие фактического расхода | | | | | | | | |

| |были выданы | | |+ | | |+ | | |

|2.1.|Отсутствие приказов (распоряжений) о | | | | | | | | |

| |направлении работников в командировку | | |+ | | | | | |

|2.2.|Отсутствие командировочных удостоверений | | | | | | | | |

| |с отметкой в месте пребывания в | | | | | |+ | | |

|2.3.|Несоблюдение установленных норм | | | | | | | | |

| |командировочных расходов | | | | | |+ | | |

|2.4.|Отсутствие аналитического учета | | | | | | | | |

| |и сверх норм | | | | | |+ | |+ |

|3.1.|Нарушение порядка удержания подоходного | | | | | | | | |

| |превышения командировочных расходов сверх| | | | | | | | |

| |установленных норм | | | | | |+ |+ | |

|3.2.|Некорректное выделение налога на | | | | | | | | |

| |добавочную стоимость в суммах | | | | | |+ |+ | |

|4.1.|Выделение сумм налога на добавленную | | | | | | | | |

| |наличный расчет в розничной торговой сети| | | | | |+ |+ | |

|4.2.|Списание на затраты сумм налога на | | | | | | | | |

| |оптовой торговле | | | | | |+ |+ | |

|5.1.|Несоответствие фактического размера | | | | | | | | |

| |представительский расходов утвержденной | | | | | |+ | | |

Таблица 1 (продолжение)

|1 |2 |3 |4 |5 |6 |7 |8 |9 |10|

|5.2.|Отсутствие учета представительский | | | | | | | | |

| |расходов в пределах норм и сверх норм | | | | | |+ | |+ |

|6.1.|Некорректное составление бухгалтерских | | | | | | | | |

| |подотчетными лицами | | | | | |+ | | |

|6.2.|Неправильное выведение остатков на конец | | | | | | | | |

| |отчетного периода | | | | | |+ |+ | |

|6.3.|Несоответствие записей в авансовых | | | | | | | | |

| |отчетах и журнале-ордере № 7 | | | | | |+ |+ | |

Методы сбора аудиторских доказательств:

Наблюдение или участие в инвентаризации;

Наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;

Устный опрос;

Получение письменных подтверждений;

Проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;

Проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;

Проверка арифметических расчетов;

Анализ.

Приложение 2

Таблица 2.

Вопросник для сбора информации при составлении программы аудиторской

проверки расчетов с подотчетными лицами

| | |та | | | |

|1 |Имеется ли на предприятии|Нет | | |1 |

| | | | | | |

| | | |на | | |

|2 |Выдаются ли новые авансы |Нет | | | |

| | | | | | |

| | |Да |Журнал-ордер № |Проц. 1.1.2 |2 |

| | | |7 | | |

|3 |Оформляются ли письменные|Нет | | |3 |

| | | | | | |

|4 |Облагаются ли подоходным |Нет | | |4 |

| | | | | | |

|5 |Организован ли |Нет | | |5 |

| | | | | | |

| | |Да | |Проц. 2.1.4 | |

|6 |Имеются ли утвержденные |Нет | | |6 |

| | | | | | |

|7 |Организован ли |Нет | | |7 |

| | | | | | |

| | |Да | |Проц. 4.1.2 | |

|8 |Производится ли расчет |Нет | | |8 |

| | | | | | |

| | |Да | | | |

Приложение 3

Таблица 3.

Карточка проверка по форме расчетов с подотчетными лицами

|№ |Нарушения |Основание |

|п/п| |(документ №) |

|1 |2 |3 |

|1 |Авансовый отчет не утвержден руководителем |п.7 д-та [2] |

|2 |Нет подписи подотчетных лиц на обратной |п.7 д-та [2] |

| |стороне авансового отчета | |

|3 |Нет даты утверждения авансового отчета |п.7 д-та [2] |

|4 |Бухгалтерские проводки составлены в |п.12 д-та [2] |

| |иностранной валюте без пересчета в рубли | |

|5 |Бухгалтерские проводки составлены в тысячах |п.7 д-та [2] |

| |рублей | |

|6 |Вместо документов, подтверждающих выплату | |

| |конкретной суммы, приложены другие (счета, | |

| |накладные без отметки об оплате и т. д.) | |

|7 |Отметки об оплате сделаны лишь штампом | |

| |«ОПЛАЧЕНО» (отсутствуют подписи) | |

|8 |В первичных документах отсутствуют оттиски | |

| |печати | |

|9 |Не все перечисленные в авансовом отчете | |

| |документы приложены к этим отчетам | |

|10 |В актах закупа не имеется данных, необходимых|п. 7 д-та [2] |

| |при составлении договора купли-продажи |ГК РФ |

| |(паспортных данных, прописки и др.) | |

|11 |В первичных документах неуказанна (указана | |

| |неразборчиво) цель платежа. | |

|12 |Отсутствует штамп «ОПЛАЧЕНО» |п. 2.21 |

| | |Положения |

|13 |Не соблюдены сроки отчета по подотчетным |п.11 д-та [5] |

| |суммам |приказ |

| | |руководителя |

|14 |На обратной стороне авансового отчета на | |

| |указаны бухгалтерские проводки на каждый из | |

| |документов | |

|15 |В авансовом отчете заполнены не все графы | |

| |(подотчетные суммы, даты их выдачи и др.) | |

|16 |В авансовом отчете на указаны проводки | |

|17 |На первичных документах отсутствует их | |

| |номинал (не указана цена приобретения) | |

|1 |2 |3 |

|18 |Журнал-ордер № 7 составлен не в разрезе | |

| |подотчетных лиц и каждого авансового отчета | |

| |одновременно | |

|Про| | | |

|вер| | | |

|ка | | | |

|док| | | |

|уме| | | |

|нто| | | |

|в | | | |

|по | | | |

|ком| | | |

|анд| | | |

|иро| | | |

|вка| | | |

|м | | | |

|19 |В командировочных удостоверениях отсутствуют |п.9 д-та [2] |

| |или исправлены даты убытия (прибытия) |п.6 д-та [11] |

|20 |На счете гостиницы отсутствует ее печать | |

|21 |В авансовом отчете отсутствуют первичные |документ [2] |

| |документы, подтверждающие использование | |

| |постельных принадлежностей | |

|22 |Отсутствует копия загранпаспорта с отметками |п. 9 док-та [14]|

| |о пересечении границы | |

|23 |В первичных документах по загранкомандировкам| |

| |на автомобиль (страховка и др.) в качестве | |

| |владельца указано не предприятие, а водитель | |

[2] - ПОЛОЖЕНИЕ О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ И ОТЧЕТНОСТИ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ,

утверждено ПРИКАЗОМ Минфина РФ от 26.12.94 N 170

[5] - ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Утвержден

Решением овета Директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г.

N 40

[11] - ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Утвержден

Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г.

N 40

[14] - ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госкомтруда СССР от 25.12.74 N 365 (ред. от 20.08.92)

"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОБ УСЛОВИЯХ ТРУДА СОВЕТСКИХ РАБОТНИКОВ ЗА ГРАНИЦЕЙ"

Приложение 4

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5

МЕНЮ

Аудит расчетов с подотчетными лицами