Аудит расчетов с подотчетными лицами

Аудит расчетов с подотчетными лицами

Курсовая работа

"АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ"

План:

Введение 3

1. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами 4

1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами 4

1.2. Нормативные документы (с краткими комментариями), регламентирующие

расчеты с подотчетными лицами 6

1.3. Состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с

подотчетными лицами 11

2. Этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

12

2.1. Подготовительная деятельность до начала проверки 12

2.2. Сбор аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетов 13

2.3. Оформление результатов аудиторской проверки 13

3. Аудит расчетов с подотчетными лицами 15

3.1. Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике В.И. Подольского 15

3.1.1. Составление программы аудиторской проверки расчетов с

подотчетными лицами 15

3.1.2. Контрольные процедуры для выявления возможных нарушений 16

3.1.3. Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме 19

3.1.4. Проверка расчетов с подотчетными лицами по содержанию 20

3.2. Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике Н.П. Барышникова 21

3.3. Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике Р.А. Алборова 22

3.4. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами

25

Заключение 34

Литература 36

Приложение 1 38

Приложение 2 40

Приложение 3 41

Приложение 4 42

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто

возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также

различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные

деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные

средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению

организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с

подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех

проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается

при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения

бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками.

Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

В данной работе я собираюсь рассмотреть актуальную в настоящее время

тему аудита расчетов с подотчетными лицами. В первом разделе будет приведен

обзор нормативных документов, регламентирующих расчеты с подотчетными

лицами, кратко будет рассмотрен бухгалтерский учет расчетов с подотчетными

лицами и приведен состав первичных документов и учетных регистров по

расчетам с подотчетными лицами.

Во втором разделе будут изучены этапы проведения аудиторской проверки

расчетов с подотчетными лицами. Особое внимание планируется уделить методам

сбора аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетов,

применительно к типичным нарушениям расчетов с подотчетными лицами. Также

здесь будет описано оформление результатов аудиторской проверки.

Задачей третьего раздела является ознакомление с методиками проведения

аудиторской проверки, предлагаемыми тремя авторами. Поскольку расчеты с

подотчетными лицами носят массовый, этот этап аудиторской проверки

достаточно трудоемок. В тоже время сами операции весьма однообразны, а

методы и процедуры проверки просты. В третьем разделе также будут

рассмотрены типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными

лицами и штрафные санкции, применяемые за нарушения в бухгалтреском учете

расчетов с подотчетными лицами.

1. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами

1 Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие

авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для

предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных

расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в

розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными

лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет,

канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из

кассы предприятия или непосредственно из банка по отчет.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты

с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого

отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму

возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных

кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым

отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71

и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм,

списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26

«Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов.

Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных

лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

ведется по каждой авансовой выдаче.

| | |по кредиту |

| | | |

|по дебету | | |

|Сальдо по счету 71 на начало | | |

|периода — это остаток долга | | |

|подотчетного лица на начало | | |

|периода | | |

|Остаток дебетовый — выдача денег | |Остаток кредитовый — списание с |

|подотчетному лицу | |подотчетного лица |

|Сальдо дебетовой на конец периода | |Сальдо кредитовое на конец |

|— это остаток долга подотчетного | |периода — это остаток долга |

|лица на конец периода | |подотчетному лицу на конец |

| | |периода |

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов

с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр,

сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.

Следовательно каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере

одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу

неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи

сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время

журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу

журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по

кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся

сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные

командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для

составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные

кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на

израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на

расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки,

отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету

счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы

списываются со счета 84 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате

труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73

«Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть

удержаны из заработной платы работника

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте

страны командирования исходя из установленных законодательством норм

суточных и квартирных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50

«Касса» с кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную под отчет валюту

списывают со счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа

и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи.

По возвращении из командировки и сдачи авансового отчета с приложением

оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывают с кредита

счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в

зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При

изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на

счет 80 «Прибыли и убытки»: положительную — на прибыль (дебет счета 71,

кредит счета 80), отрицательную — на убыток (дебет счета 80, кредит счета

71).

1.2. Нормативные документы (с краткими комментариями),

регламентирующие расчеты с подотчетными лицами

Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 21.11.96 N 129-ФЗ "О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ" — Содержит

перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2).

Разрешает составлять документы на машинных носителях(статья 9, п. 7).

Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает

перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов(статья 9,

п. 3). Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо

уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по

операциям с денежными средствами(статья 9, п. 3).

ПОЛОЖЕНИЕ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ "УЧЕТ ИМУЩЕСТВА И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ

ОРГАНИЗАЦИИ, СТОИМОСТЬ КОТОРЫХ ВЫРАЖЕНА В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ" утверждено

ПРИКАЗОМ Минфина РФ от 13.06.95 N 50 — Положение регулирует особенности

бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость

которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости

этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к

данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных

подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу,

действующему на дату его составления авансового отчета.

ПОЛОЖЕНИЕ О СОСТАВЕ ЗАТРАТ ПО ПРОИЗВОДСТВУ И РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ,

УСЛУГ), ВКЛЮЧАЕМЫХ В СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), И О ПОРЯДКЕ

ФОРМИРОВАНИЯ ФИНАНСОВЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ, УЧИТЫВАЕМЫХ ПРИ НАЛОГООБЛОЖЕНИИ

ПРИБЫЛИ, утверждено ПОСТАНОВЛЕНИЕМ Правительства РФ от 05.08.92 N 552 (ред.

от 31.12.97) — содержит полный перечень затрат, которые фирма вправе

относить на себестоимость (п.2 "и" — затраты на командировки).

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Утвержден

Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г.

N 40 — Содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и

оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и

соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет,

обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они

выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию

предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный

расчет по ним( гл. 1, пункт 11).

ПЛАН СЧЕТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ПРЕДПРИЯТИЙ И ИНСТРУКЦИЯ ПО ЕГО ПРИМЕНЕНИЮ, утвержден ПРИКАЗОМ Минфина СССР

от 01.11.91 N 56 (ред. от 17.02.97) — правила синтетического учета операций

в бухгалтерском учете. В частности, содержит проводки по отнесению в доход

работника подотчетных сумм, не возвращенным в срок.

ИНСТРУКЦИЯ Госналогслужбы РФ от 11.10.95 N 39 (ред. от 29.12.97) "О ПОРЯДКЕ

ИСЧИСЛЕНИЯ И УПЛАТЫ НАЛОГА НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ" — в соответствии с

пунктом 19 Инструкции, НДС по приобретенным у организаций оптовой торговли

и производителей за наличный расчет материальным ценностям принимается к

зачету лишь при наличии соответствующих первичных документов (приходный

кассовый ордер, накладная на отпуск товаров), содержащих сумму НДС

отдельной строкой). При этом в соответствии с пунктом 1 "ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ

ЖУРНАЛОВ УЧЕТА СЧЕТОВ - ФАКТУР ПРИ РАСЧЕТАХ ПО НАЛОГУ НА ДОБАВЛЕННУЮ

СТОИМОСТЬ" утвержденным ПОСТАНОВЛЕНИЕМ Правительства РФ от 29.07.96 N 914

(ред. от 02.02.98) обязательным условием для зачета НДС, помимо упомянутых

выше документов, является наличие счета-фактуры на приобретенные товары,

содержащей сумму НДС отдельной строкой.

ИНСТРУКЦИЯ Госналогслужбы РФ от 29.06.95 N 35 (ред. от 08.12.97) "ПО

ПРИМЕНЕНИЮ ЗАКОНА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ "О ПОДОХОДНОМ НАЛОГЕ С ФИЗИЧЕСКИХ

ЛИЦ" — в соответствии с пунктом 8 Инструкции, суммы возмещения работнику

командировочных расходов в пределах норм не включаются в совокупный годовой

доход работника.

Указание ЦБ РФ от 07.10.98 N 375-У "ОБ УСТАНОВЛЕНИИ ПРЕДЛЕЛЬНОГО РАЗМЕРА

РАСЧЕТОВ НАЛИЧНЫМИ ДЕНЬГАМИ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ МЕЖДУ ЮРИДИЧЕСКИМИ

ЛИЦАМИ" — устанавливает следующие предельные размеры расчетов наличными

деньгами по одному платежу: между юридическими лицами — 10 тысяч рублей;

для предприятий потребительской кооперации и организаций торговли ГУИН МВД

России — 15 тысяч рублей.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Минтруда РФ от 29.06.94 N 51 (ред. от 15.06.95) "О НОРМАХ И

ПОРЯДКЕ ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ ПРИ НАПРАВЛЕНИИ РАБОТНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЙ,

ОРГАНИЗАЦИЙ И УЧРЕЖДЕНИЙ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ МОНТАЖНЫХ, НАЛАДОЧНЫХ, СТРОИТЕЛЬНЫХ

РАБОТ, НА КУРСЫ ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ, А ТАКЖЕ ЗА ПОДВИЖНОЙ И РАЗЪЕЗДНОЙ

ХАРАКТЕР РАБОТЫ, ЗА ПРОИЗВОДСТВО РАБОТ ВАХТОВЫМ МЕТОДОМ И ПОЛЕВЫХ РАБОТ, ЗА

ПОСТОЯННУЮ РАБОТУ В ПУТИ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" — содержит

правила компенсации затрат на проезд и проживание работникам, находящимся в

поездках, которые не считаются командировками.

По командировкам в пределах Российской Федерации:

10. ИНСТРУКЦИЯ Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О

СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ В ПРЕДЕЛАХ СССР" — содержит:

определение служебной командировки(п. 1);

правила документального оформления командировки (командировочное

удостоверение и, по усмотрению руководителя, приказ о направлении работника

в командировку)(п. 2);

предельные сроки командировок (сроки устанавливает руководитель, но не

более 40 дней)(п. 4);

необходимость ставить в командировочном удостоверении отметки о дне

прибытии и дне выбытия из места командировки(п. 6);

формы журналов по ведению учета работников, отбывающих в командировки

(Приложение 2 и 3);

указание на сохранением за работником находящимся в командировке среднего

заработка (п. 9);

указание на выплату работникам суточных (п. 10);

перечень расходов, возмещаемых командированному работнику (п. 12);

предписание в течение 3-х дней после возвращения работника из командировки

составить авансовый отчет (п. 19);

другие положения относительно командировок.

ПИСЬМО Минфина РФ от 12.05.92 N 30 "О ПОРЯДКЕ ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВАННЫМ

РАБОТНИКАМ ЗАТРАТ ЗА ПОЛЬЗОВАНИЕ ПОСТЕЛЬНЫМИ ПРИНАДЛЕЖНОСТЯМИ В ПОЕЗДАХ" —

компенсация работнику данных расходов с отнесением их к затратам

предусмотрена документом [10]).

ПИСЬМО Минфина РФ от 27.07.92 N 61 (ред. от 27.05.96) "ОБ ИЗМЕНЕНИИ НОРМ

ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ С УЧЕТОМ ИЗМЕНЕНИЯ ИНДЕКСА ЦЕН" —

содержит действующие в настоящий момент нормы выплаты работникам суточных

(22 рубля) и возмещения затрат по найму жилого помещения при наличии

оправдательных документов (145 руб.) и без таковых (4,5 руб.) при

нахождении в командировке в пределах РФ. Согласно ПОСТАНОВЛЕНИЮ

Правительства РФ от 26.02.92 N 122 (ред. от 22.02.93) "О НОРМАХ ВОЗМЕЩЕНИЯ

КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ" источником выплат работнику командировочных сверх

норм является чистая прибыль предприятия.

По командировкам за границу:

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госкомтруда СССР от 25.12.74 N 365 (ред. от 20.08.92) "ОБ

УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОБ УСЛОВИЯХ ТРУДА СОВЕТСКИХ РАБОТНИКОВ ЗА ГРАНИЦЕЙ" —

п.70-75 регламентируют выплаты при нахождения работника в

загранкомандировке. За время пребывания в командировке работнику

выплачиваются суточные, а также возмещаются расходы по проезду, провозу

багажа, по найму жилого помещения, на получение заграничного паспорта и

виз, а также за прописку паспорта и комиссионные при обмене чека в банке на

иностранную валюту (п. 71). Дата пересечения границы определяется по

отметке в загранпаспорте работника.

ПИСЬМО Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ "О ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ

СУТОЧНЫХ РАБОТНИКАМ, НАПРАВЛЯЕМЫМ В КРАТКОСРОЧНЫЕ КОМАНДИРОВКИ ЗА ГРАНИЦУ"

— содержит дополнение к правилам п.72-75 документа [13] — суточные какой

страны и с какого момента применять (пока командированный работник

находится на территории РФ применяются нормы суточных для РФ; при

пересечении границы РФ — нормы для страны-назначения (при этом документ

[13] запрещает выплачивать суточные за день пересечения границы при

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5