Синхронизация информационных и производственных потоков

справочники и базы данных по организация, оказывающим соответствующие

услуги - эмитентам, регистраторам и депозитариям, биржам, брокерским

фирмам, инвестиционным компаниям и банкам, справочники и базы данных,

характеризующие состояние данного рынка и соответствующие коммерческие

предложения, а также специальные базы данных текстовой информации.

Сектор биржевой информации - один из самых интересных секторов

информационного рынка. Это, пожалуй, единственный сектор, где особенности

предоставляемой информации (высокая цена ошибок) и различие в требованиях к

ее качеству, а также возможностях оплаты услуг у различных групп

потребителей обусловили необходимость и оправданность 4-5 кратного

дублирования и запараллеливания услуг. При этом все информационные службы,

работающие на этом рынке, имеют возможность получать высокие доходы, сам

сектор рассматривается как один из наиболее выгодных. а параллелизм услуг

не сокращается, а усиливается.

Биржевая информация в значительной части является по своему

содержанию текущей, изменяется ежеминутно, отражая события, происходящие на

рынке и включает сведения о видах и котировках ценных бумаг, фьючерсов по

основным товарам, реализуемым через биржу и на внебиржевом рынке, рынке

денег, капитала, услуг страхования. Информация о котировках ценных бумаг

(акций, облигаций, векселей варрантов, закладных и т.д.)

и товарных форвардных и фьючерсных контрактах, учетных ставках выступает

основной на данном рынке.

Оперативная биржевая информация может быть получена непосредственно с

биржи. В настоящее время в работе большинства товарных и фондовых бирж

используется вычислительная техника (в основном для регистрации

коммерческих предложений и сделок) и биржевая и финансовая информация

изначально существует в электронной форме. Например, Санкт-Петербургская

Валютная биржа и Биржа “Санкт-Петербург” имеют в сети Интернет собственные

странички.

Целью усовершенствования информационных услуг выступает обеспечение

для потребителей возможностей более быстрого доступа к требуемой

информации, отбираемой из большого объема “сырых” биржевых и финансовых

данных, а также предоставление им новых средств ее обработки и анализа,

например, таких как программное обеспечение для управления портфелем ценных

бумаг и контроля риска, а также новых имитационных моделей поведения на

бирже.

В настоящее время в России имеется много агентств и служб, которые

называют себя аналитическими , информационными и консультационными, среди

них самые крупные:

-Агентство экономических новостей (АЭН);

- Международное агентство финансовой информации (МАФИ);

- Агентство “Прайм”;

- RosBusinessConsulting и др.

Финансовая информация

К вопросам организации и работы рынка финансовой информации относится

многое из того, что было сказано выше в отношении рынка биржевой

информации, однако, имеются и определенные особенности. Финансовая

информация включает, прежде всего, информацию по обменным курсам валют и

информацию по состоянию рынка денег и соответствующих инструментов. Как и в

случае биржевой информации, для пользования базами данных фин. информации

потребителю часто требуется располагать специальным программным

обеспечением, поставляемым при подписке на базу данных.

3. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ В ИНВЕСТИЦИОННОЙ КОМПАНИИ

В этом разделе я приведу наглядные примеры синхронизации

производственного процесса и информационных потоков на примере реально

существующей инвестиционной компании, для удобства буду называть ее ХХХ

При работе в инвестиционной компании, являющейся активным участником

рынка, необходимо использовать компьютерные информационные технологии.

Данная необходимость обуславливается тем, что в организации существует

огромный документооборот, а ее подразделения находятся зачастую даже не в

пределах одного города. Использование интерактивного режима, работа с

базами данных, безбумажная обработка документов, а также коллективная

обработка документации и пополнение баз данных - необходимые составляющие

работы большой современной организации, стремящейся занять свое место на

рынке и предпринимающей максимальные усилия для поддержания занятых

позиций.

Для эффективной работе подразделений используются различные виды

техники и технологий, о некоторых из них и их конкретном применении я

намерена более подробно рассказать в данной работе.

Фактически на каждом рабочем месте в Компании установлен компьютер,

его мощность и возможности определяются кругом выполняемых конкретным

работником задач. На каждом компьютере Компании установлены

стандартные элементы программного обеспечения, как то: Операционные системы

MS-DOS, Windows, на многих установлена OS/2, открыт доступ к сети Интернет,

электронная почта. Также стандартный набор необходимых программ: антивирус

AIDStest с настойкой на обязательную автоматическую проверку жестких дисков

ежедневно. Файлы для запуска сетевых программ (Гарант, Консультант Плюс,

AK&M Abacus и т.д.).

Для оптимизации работы и минимизации риска заражения компьютеров

вирусами при использовании дискет для передачи информации в Компании

установлена локальная сеть. Каждый из работников Компании имеет свое имя в

сети и пароль для входа в сеть, гостю Компании, которому необходимо

получить какую-либо общедоступную сетевую информацию, нужно ввести имя

Guest и ему будут доступны общие программы, находящие на сети, например

справочно-правовые системы Гарант и Консультант Плюс, система электронных

котировок AK&M, Reuters, а также внутренняя электронная почта Компании, по

которой можно послать сообщение любому из сотрудников, зная его сетевое

имя. Также ему будет доступен общий каталог документов TMP, где хранятся

обменные файлы. Каждый из сотрудников имеет на сети свой каталог, а также

доступ в каталог TMP, по которому происходит обмен файлами с другими

пользователями сети. Также он имеет доступ ко всем общедоступным файлам и

каталогам. При необходимости для сохранения конфиденциальности передаваемой

информации можно создать каталог, доступный, например двум или нескольким

пользователям, во избежание использования ими каталога TMP. Такая

необходимость существует при работе руководителя со своим секретарем,

юристов между собой, а также при совместной разработке несколькими людьми

или подразделениями совместных проектов.

Вообще, локальная сеть решает множество проблем. При ее наличии нет

необходимости перегружать локальные диски компьютеров множеством

стандартных программ, т.к. они находятся на сети, а на локальных дисках

находятся только файлы на их запуска, т.е. остается больше места для работы

специфических программ. Нет необходимости использовать дискеты для передачи

информации от пользователя к пользователю, таким образом не только

снижается риск заражения компьютеров различными вирусами, но и значительно

увеличивается скорость передачи информации, создается возможность

совместной работы над документом. Большим плюсом является возможность

использования одной сетевой программы многими пользователями с изменением

информации в режиме on line. Наконец, нет необходимости в большом

количестве принтеров, достаточно подключения одного или нескольких

принтеров к сети.

Структура компании ХХХ

Правила взаимоотношений и информационных потоков между основными

подразделениями компании ХХХ

1. С клиентом (реальным и потенциальным) непосредственно общается только

брокер, в силу своих служебных обязанностей.

2. Состояние всех клиентских счетов знает только отдел клиентских счетов.

3. Операции на рынке ценных бумаг проводятся только трейдерами.

4.Информации об открытых позициях по денежных средствам клиентов и

собственных средствам фирмы владеет только отдел корреспондентских

отношений.

5. Полная информация по движению денежных средств и ценных бумаг фирмы -

компетенция отдела исполнения операций.

6. Общая движение денежных потоков и ценных бумаг находится под контролем

руководством.

7. Допускается только последовательный обмен информацией между

функционально связанными подразделениями.

8. Прямой обмен информацией между функционально несвязанными

подразделениями допускается только при наличии санкции руководства.

Административная взаимосвязь основных подразделений

Взаимосвязь подразделений компании ХХХ

1. Деятельность основных производственных подразделений, связанная с

работой на рынке ценных бумаг, осуществляется под непосредственных

контролем руководства.

Деятельность основных производственных подразделений, связанная с работой

на рынке ценных бумаг, осуществляется при помощи вспомогательных

подразделений (бухгалтерия, касса, отдел исполнения операций)

2. Обеспечение деятельности основных производственных подразделений,

связанной с работой на рынке ценных бумаг, осуществляется обеспечивающими

подразделениями (техническая служба, хозяйственная служба, канцелярия,

курьерская служба, служба связи)

3. Потоки служебной информации осуществляются через обеспечивающие

подразделения под непосредственным контролем руководства фирмы.

4. Прямой обмен информацией между подразделениями должен быть

санкционирован руководством фирмы.

Схема внешнего документооборота компании ХХХ

Принципы построения внешнего документооборота компании ХХХ

1. Все документы, требующие официального ответа, проходят регистрацию у

менеджеров фирмы.

2. Адресация входящих документов с указанием контрольных сроков исполнения

различными подразделениями, производится руководством фирмы.

3. Контроль за исполнением официальных ответов в заданные сроки

производится менеджерами.

4. Исходящие документы, оформленные надлежащим образом, подаются на подпись

руководством в установленном порядке.

5. Исходящая документация подлежит обязательной регистрации у менеджеров

фирмы.

6. На подпись руководству фирмы документы передаются через административный

отдел.

Внутренний документооборот.

Виды документов внутрифирменного использования.

1. Приказ.

2. Служебная записка.

3. Заявка на командировку.

4. Командировочное удостоверение.

5. Заявление.

6. Договор подряда.

7. Расписка.

8. Заявление-обязательство.

9. Меморандум.

10. Запись беседы.

Распорядок дня

Официальное рабочее время

1. Начало рабочего дня 9.00

2. Обеденный перерыв. 13.00-13.45

3. Окончание рабочего дня 18.00

4. Выходные дни - суббота и воскресенье

В компании ХХХ установлен ненормированный рабочий день, вследствие чего

сотрудник не может закончить рабочий день до тех пор пока не

выполнены запланированные на день работа или задание

если требуемый объем работы не может выполнен в рабочие дни,

сотрудники привлекаются к работе к выходные дни

обучение и повышение квалификации сотрудников проводится за пределами

официального времени и в выходные дни

Основные виды служебной деятельности

1. Работа с документами

2. Организация и/или проведение встреч и бесед

3. Телефонные переговоры

Основания для проведения встреч, бесед и телефонных переговоров

1. Прямое указание начальника

2. Служебная необходимость, обусловленная прямыми обязанностями

3. Предложения клиентов или партнеров.

Проведение бесед, встреч и телефонных разговоров, выходящих за рамки

служебных обязанностей, по личной инициативе запрещается.

Защита коммерческой тайны в компании ХХХ

Коммерческая тайна

Информация составляет коммерческую тайну, если она имеет действительную или

потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам;

к ней нет свободного доступа на законном основании; обладатель информации

принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут

составлять коммерческую тайну, определяется законами или другими правовыми

актами. Состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну,

определяется предпринимателем. Разглашение, передача или утечка информации,

составляющей коммерческую тайну, влечет дисциплинарную, гражданско-правовую

ответственность, в том числе обязанность возместить убытки.

Банковская тайна

1. Банк гарантирует тайну банковского счета и банковского вклада операций

по счету и сведений о клиенте.

2. Сведения, составляющие банковскую тайну, могут быть предоставлены только

самим клиентам или их представителем.

3. Обязанность хранить банковскую тайну распространяется на Центральный

Банк России, кредитные и аудиторские организации.

4. За разглашение банковской тайны они могут быть привлечены к

ответственности в форме возмещения убытков.

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну.

1. Номенклатура клиентов и состояние клиентских счетов.

2. Регламенты работы с финансовыми инструментами.

3. Подробная структурная схема подразделений и их взаимосвязи.

4. Методики привлечения клиентов и работы с их денежными средствами.

5. Остатки на расчетных счетах фирмы.

5. Текущие лимиты, графики прихода и расхода денежных средств, обороты

компании.

Различные подразделения используют в своей работе различные

технологии.

Административный отдел пользуется текстовыми редакторами, в основном Word

6.0. для Windows и графическими редакторами типа Chartist, которые

позволяют им выполнять свои функции: печатание текстовых документов, таблиц

и схем с уже заданными параметрами. Им нет необходимости использовать Excel

или Quattro Pro, т.к. все данные уже расчитаны и им остается только

техническая работа по введению их в компьютер, оформлению материала и

выводу его на печать.

Канцелярия использует электронную систему учета документации, разработанную

нашими программистами специально с учетом особенностей работы

инвестиционной группы.

Телефонисты: при помощи телефонной сети Компании возможно переключение

любых внешних звонков на необходимый внутренний номер.

Факс и модем используются для передачи информации по сетям нашим

контрагентам, для получения от них необходимой нам информации а также для

пополнения баз данных, используемых в Компании.

Брокерские подразделения используют особый вид программного обеспечения -

систему электронных торгов “РТС-1” и “РТС-2”. Она позволяет выставлять свои

котировки на корпоративные бумаги, полностью владеть информацией о

котировках всех участников рынка и совершать сделки в режиме on line,

набирая параметры сделки и контрагента на компьютере. Эта информация

передается с помощью модема в центр РТС и также транслируется на остальных

участников рынка в считанные секунды. Эта программа произвела революцию на

рынке ценных бумаг в 1995 году. Сейчас ее пользователями являются все

крупнейшие инвестиционные компании и банки не только РФ, но и Запада,

работающие на нашем рынке корпоративных бумаг, ее котировками пользуются

западные инвесторы при работе с ценными бумагами российских эмитентов.

Также используется система Российский фондовый рынок AK&M net, она на

работает в режиме on-line. Информация в ней обновляется при помощи

ежедневной подкачки данных, но ее данными пользуются официальные органы для

информации о котировках, ее информация является достаточным оправданием при

работе с налоговой инспекцией. Также эта система дает подробную информацию

об эмитенте с указанием максимально полной информации не только о самом

эмитенте, но и о держателе реестра акционеров, и другую специфическую

информацию, представляющую интерес для участников рынка.

Расчетный отдел (наше законодательство не предусматривает только

электронную форму совершения сделки, ему необходимы договорные отношения

между ее участниками) back office использует собственную программу учета,

разработанную нашими программистами и позволяющую учитывать совершенные

управлением торговых операций сделки, их прохождение в части платежей и

перерегистрации прав собственности на бумаги.

Юридическое управление использует в своей работе справочно-правовые системы

Гарант, Консультант Плюс и Эталон. При помощи их мы всегда в курсе

последних изменений законодательной базы, всегда возможно найти любой

законодательный документ и все его взаимосвязи. Возможно также выбрать

информацию по интересующему вас вопросу или понятию. Это значительно

облегчает работу юристов при аудите финансовых схем.

Бухгалтерия использует программу электронного бухгалтерского учета Abacus,

специально адаптированную разработчиками к учету ценных бумаг (для них

предусмотрены законодательством особые условия). Наша инвестиционная группа

ведет активную деятельность на своем рынке, объемы перерабатываемой

информации огромны, между тем каждый финансовый документ должен найти свое

отражение в бухгалтерском учете. При бумажном ведении бухгалтерского учета

это было бы невозможно, а при помощи Abacus несколько бухгалтеров в

состоянии одновременно изменять информацию каждый по своему направлению и

давать главному бухгалтеру информацию о состоянии Компании в режиме on

line, что необходимо при принятии любых управленческих решений.

Кадровое управление - электронная система учета кадров, позволяющая

отслеживать движение кадров Компании в соответствии с требованиями

законодательства.

Аналитический отдел - пример на схеме

Схема организации информационных потоков в аналитическом отделе

Как мне кажется, максимальное использование передовых технологий

хорошо подготовленными сотрудниками, чья квалификация позволяет им

использовать предоставляемые им средства в полном объеме, дает возможность

Компании работать в условиях развивающегося рынка ценных бумаг не только не

отставая от партнеров и конкурентов, но и опережая их.

-----------------------

Генеральный директор

касса

back

office

депозитарный

отдел

отдел гос. ценных бумаг

брокерский

отдел

отдел клиентских счетов

отдел

маркетинга

аналитический

отдел

отдел исполнения операций

отдел управления активами

технический

отдел

хозяйственный отдел

административный отдел

группа

корр. отношений

отдел долговых ценных бумаг

отдел корпоративных ценных бумаг

дилинговое

управление

зам директора

зам директора

зам директора

бухгалтерия

зам директора

зам директора

Дилерские

подразделения

Подразделения гос. ценных

бумаг

Брокерские

подразделения

Подразделения управления

активами

Обеспечивающие

подразделения

Бухгалтерия Отдел исполнения операций Касса

Руководство

Техническая служба

Хозяйственная служба

Транспортная служба

Служба связи

Канцелярия

Курьерская служба

Менеджеры

прием, регистрация и рассылка

входящих и исходящих

документов

входящие документы

Подразделения гос. ценных

бумаг

Брокерские

подразделения

Подразделения управления

активами

Дилерские

подразделения

исходящие документы

Руководство

АКМ, RBC

АКМ

д

р

у

г

и

е

п

о

д

р

а

з

д

е

л

е

н

и

я

АКМ

Электронная почта

Сервер

ПК1

получение,

поддержание,

обновление

Рез-ты торгов

Электронные версии газет

База

данных

Регулярные отчеты

Электронные версии газет

Интерфакс

Информация из Internet

ПК5

переводы

иностранных

материалов

Информация из Internet

Справочники, каталоги и др

БД на бумажных носителях

Книги, газеты в печатном виде

Информация в печатном виде

Рез-ты торгов РТС-1, РТС-2

RBC котировки

Рез-ты торгов РТС-1, РТС-2

Электронные версии газет

RBC котировки

ПК3

обработка и поддержка

базы данных

ПК2

регистрация, обработка,

сканирование

ПК4

подписка, получение, выдача информации, поиск в Internet

Страницы: 1, 2